2021. február 23, By Pintér Timi
Segítség vezetőknek: Hogyan tarthatom fenn a csapatom motivációját és produktivitását ezekben a nehéz időkben?
A COVID-19 járvány minden ágazatban kihívást jelent a vezetőknek, akár a munkahelyükről, akár otthonról dolgozik a csapatuk. Mindannyiunk fejében ott a kérdés: Hogyan tarthatom fenn a csapatom motivációját – és hogyan haladhatunk előre – a jelenlegi helyzetben?
Több vezetőt is megkérdeztünk arról, milyen tanácsot adnának – a legjobb válaszok alább olvashatók. (A neveket az anonimitás érdekében megváltoztattuk.)
„A legfontosabb, hogy segíts az embereknek újra elköteleződni a számukra és a szervezetük számára fontos munka mellett – úgy, hogy előre is tudjatok lépni” – mondja Teresa Amabile, a Harvard Business School üzleti adminisztrációt oktató tanára, a The Progress Principle szerzője. „Ha a nehézségek ellenére rendületlenül haladtok előre, az produktívabbá, kreatívabbá és elkötelezettebbé teszi a munkatársakat – mind a munkájuk, mind a csapatuk iránt. Ez pedig még nagyobb haladást eredményez.”
1. Jelölj ki egy rendszeres megbeszélést, amikor tájékoztatod a beosztottjaidat az aktuális helyzetről!
„Az alkalmazottaink más-más napon és más-más időben járnak be dolgozni. A csapatunk számára a legnagyobb segítség a reggeli és esti meetingek bevezetése volt – ezzel pontos információkat kaptak a következő műszakról, és megbizonyosodhattunk afelől, hogy mindenki tisztában van a menetrenddel, az elvárásokkal és a tevékenységekkel. Ezeken a meetingeken összefoglaltuk az előző műszakot, elmondtuk az új információkat – és ami a legfontosabb: jégtörő és csapatépítő gyakorlatokat tartottunk. Az emberek új, kreatív módokat találtak arra, hogy a járványügyi előírásoknak megfelelően alakítsák át a megszokott gyakorlatokat.
Mi egy nagy, városfejlesztéssel foglalkozó szervezet vagyunk, akik három gyermekmegőrzőt üzemeltetnek azoknak az alapvető szolgáltatási rendszerben dolgozóknak, akik nem tudnák máshogy megoldani a gyerekek elhelyezését. El lehet képzelni, micsoda pörgés van, amikor megpróbálunk napközi táborokat szervezni, miközben a különböző beosztású alkalmazottaink mindig máshol és más időben dolgoznak. Reggel hattól este nyolcig működünk, így sok mindent kellett összehangolnunk! A bizonytalanság közepette ezek a meetingek segítettek valóban összerázni a csapatot – azáltal, hogy kommunikálunk, és nem feledkezünk meg a szórakozásról sem.” ̶ Jeannine, városfejlesztési vezető
2. Rendszeres 1-on-1-ok és nyitott ajtós órák segítségével légy elérhető a csapatod számára!
„A járvány előtt több távmunkában dolgozó beosztottam is volt, most azonban az egész csapatom az. Mivel van már némi tapasztalatom, standardizáltam azokat az eljárásokat, amelyek a múltban hasznosnak bizonyultak:
- Minden meetingen – 1-on-1, csapatmeeting stb. – be van kapcsolva a kamerám. Így nő az együttműködés, és a csapatom is látja, hogy figyelek rájuk.
- Heti két vagy három alkalommal nyitott ajtós órát tartok. Mivel a beosztottjaim most nem tudnak csak úgy beugrani hozzám, egyenként legalább másfél órás videómeetingeket tartok, hogy bármelyikük be tudjon csatlakozni, és elmondhassa, mire van szüksége.
- Az egyedül élő csapattagok között van, akinek küzdelmet jelent elszigetelten dolgozni. Néhányuk elkezdte egymást videón hívni, és órákon át kapcsolatban maradnak, miközben dolgoznak. Ennek az időnek a nagy része teljes csöndben telik, de mégis ott van valaki, akit elérhetnek, ha társalgásra vágynak.
- Heti egy alkalommal opcionális rezilienciaképzéseket is tartok. Nincs hivatalos képzettségem, de szeretnék segíteni az embereknek újszemszögből látni a kihívásaikat. Számos beosztottamtól hallottam, hogy azáltal, hogy időt szánnak a tudatos jelenlét és a légzésfigyelés gyakorlására, gyorsabban feltöltődnek: a heti képzések segítenek nekik megküzdeni a munkaterheléssel, a változás okozta stresszel, illetve elfogadni a sebezhetőségüket.”
̶ Cynthia, vezető szoftverértékesítési menedzser
3. Ha a csapatod otthonról dolgozik, győződj meg róla, hogy megfelelő határokat húztak-e – és hogy szükségük van-e szabadidőre!
„Míg azelőtt meghatározott helye és ideje volt a munkának és a magánéletnek, most már sokunk számára nem ez a helyzet: hirtelen otthonról kell dolgoznunk. Ilyenkor könnyen azon kaphatjuk magunkat, hogy többet dolgozunk a megszokottnál, hiszen számos korábbi tevékenységünk (a gyerekek sportrendezvényei, munka utáni időtöltések, edzőterembe járás stb.) megszűnt.
Ha a munka elvégzése mellett gyerekekről is gondoskodnod kell, tisztázd mások számára, hogy mikor vagy elérhető! A főnököm például minden nap 12 és délután 2 között szünetet tart, hogy segítsen a gyerekeinek a házi feladatban. Ha át kell tennie ezt a szünetet, e-mailben szól nekünk. A vezetőddel és a csapatoddal együtt döntsétek el, mikor leszel elérhető, illetve hogy szükséghelyzet esetén hogyan vehetik fel veled a kapcsolatot, amikor házon kívül vagy.
A legjobb módszer arra, hogy elkötelezettek maradjunk ebben a helyzetben, igen egyszerű: vegyünk ki szabadnapot! Noha nem utazhatunk el sehová, már egy egyszerű szabadnap is segít helyreállítani az egyensúlyunkat: van valami, aminek már előre örülhetünk. Ezt a napot tölthetjük azzal, hogy egy új sorozatot nézünk, takarítunk, olvasunk, vagy felhívjuk a barátainkat. Nem is annyira az a lényeg, hogy mit csinálunk, hanem hogy mit nem csinálunk. Emlékeztetjük magunkat, hogy emberek vagyunk, és a lelkünknek szüksége van arra, hogy elszakadjon a folyamatos munkától. Amikor a motivációm és a hozzáállásom rosszabbodott, megbeszéltem a vezetőmmel, hogy pénteken helyettesítsenek. Hétfőn feltöltődve, energiával telve tértem vissza a munkába.” ̶ Macy, IT kommunikációs vezető
4. Teremts időt a csapatodban arra, hogy emberileg is kapcsolódjatok!
„Egy jelzálogokat kezelő csapatot vezetek, és az utóbbi időben korábban hallatlan mennyiségű munkánk lett. Ezt még súlyosbította az is, hogy otthonról kell dolgoznunk.
Ezért hét közben virtuális ebédszüneteket tartunk, hogy összegyűlhessünk, a munka mellett másról is beszélgessünk, és két részre osszunk egy hosszú hetet. Meetingeken ugyan gyakran találkoztunk, de hiányzott a beszélgetés a gyerekekről, hobbikról, magánéletről stb. A légkör teljesen fesztelen – mintha csak normál ebédszüneten lennénk. Az egyetlen hátránya, hogy egyszerre csak egyvalaki beszélhet!” ̶ Angela, banki vezető
5. Légy rugalmas, hogy az egyéni reakciók és szükségletek teljes spektrumát kezelni tudd!
„Hat oktatási intézményt felügyelek, ahol a jelenléti, tantermi tevékenységeket át kellett helyezniük virtuális környezetbe.
Az általam felügyelt oktatók közül többen egyidőben fogalmazzák újra a tanulási követelményeket, és próbálják kezelni a távmunkával járó kihívásokat. Néhányan például már eredményesen kommunikálnak online, míg mások most keresik a megfelelő módokat. Néhányan képesek gyorsan alkalmazkodni a változásokhoz, míg másoknak időre van szükségük ahhoz, hogy feldolgozzák az eseményeket – ami azonban nem mindig áll rendelkezésre. Néhányan örülnek, hogy több meetinget tartunk, másokat azonban már fáraszt. Az új munkakörnyezet mellett egyéb kihívásokkal is szembe kell nézniük: otthon a gyerekekkel, a technológiai korlátokkal, vagy a COVID-19 okozta szorongással.
Segíteni szerettünk volna azoknak a beosztottaknak, akik nem kommunikáltak eléggé proaktívan, így néhány vezető feladattáblákat állított össze, amelyeken rajta volt a feladat kiadási ideje, határideje, illetve hely az oda-vissza kommunikáció számára. Emellett ha tudom, hogy valaki belefáradt a meetingekbe, meggondolom, hogy melyik meetingekre hívom meg, illetve hogy valóban jelen kell-e lennie az elejétől a végéig. A legfontosabb a türelem. Ha egy beosztott nem teljesít megfelelően, az frusztráló lehet, de a mi munkánk az, hogy támogassuk őket. Most engedékenyebbnek és rugalmasabbnak kell lennünk, mint valaha.” ̶ Bianca, felnőttoktatási vezető
6. Tartsd a csapatod fókuszát a legfontosabb célotokon!
„Szeretnék biztosra menni azt illetően, hogy a csapatunk mindig tudatában van a küldetésünknek és a célunknak. Az, hogy hogyan jutunk el oda, talán átalakult, de a miért – a célunk – továbbra is vezet minket. Ez a cél lebeg a hátterében minden kapcsolódásnak – a meetingeknek, e-maileknek stb. Azáltal, hogy őrzője vagyok a szervezetünk céljainak, emlékeztetni tudom a csapatomat az általunk gyakorolt hatásra: arra, hogy egy nehéz időben megszépítsük az ügyfeleink napját. Azáltal, hogy a hatásra fókuszálunk, nem csupán motiválja a csapatot, de a lelkiállapotuknak és küldetéstudatuknak is jót tesz.” ̶ Anna, vezető stylist
„Egy ápolókból és rehabilitációs tanácsadókból álló csoportot vezetek. Mivel most nem mehetnek házhoz, módot kell találniuk arra, hogy telefonon megfelelő ellátást biztosítsanak, ha valaki megsérült – miközben az egészségügyben a vírus által okozott változásokkal is meg kell küzdeniük.
Mindig hangsúlyozom, hogy milyen fontosak a csapattagok egymás számára és azok számára, akikkel együtt dolgoznak. Valódi változást tudnak hozni – és hoznak is. Éreztetem velük, hogy az aggodalmaik jogosak, és hogy nincsenek egyedül. Azt is tanácsoltam nekik, hogy kérjenek visszajelzést a kollégáiktól, mivel mindannyian hasonló helyzetben vannak, hasonló félelmeket tapasztalnak. Mindig van alkalom arra, hogy ezekben a kihívást jelentő időkben segítsünk másokon – legyen az egy beteg, egy munkatárs vagy egy barát.” ̶ Alastair, egészségügyi igazgató
7. Minden egyes embert úgy támogass, hogy lássa, milyen fontos a csapat és a szervezet számára!
„Olyan, saját magát motiváló autótechnikus-csapattal van szerencsém dolgozni, akik az elmúlt néhány évben már túléltek egyet s mást, többek közt helyi erdőtüzeket, hackertámadást és a COVID-19-et – amely utóbbi a rendelkezésre álló munkalehetőségek jelentős csökkenésével és leépítéssel járt a cég egészében. Most alig van, akinek a családja dolgozni tudna, így fokozottan fókuszálnak a célra és működnek együtt. Általában hihetetlen rezilienciával bírnak, néha azonban előfordul, hogy valakit a világ eseményei vagy személyes problémák elterelnek a munkától.
A legjobb tanács, amit adhatok, az, hogy fókuszálj a csapatodra és arra, hogy nekik mi a fontos – ezáltal átsegíted őket a napokon, heteken, hónapokon.
Rendszeresen megkérdezem, hogy a csapattagok hogy vannak, milyen volt a hétvégéjük, mi van a családjukkal, most mi a legfontosabb számukra, és mi az, ami figyelmet igényel. Az egyikük nemrég lett nagyapa! Egy másikuk pedig most szerelt turbókompresszort a motorjára. Ügyelek rá, hogy a nap elején mindegyikükkel beszéljek (vagy lehetőséget adjak a beszélgetésre) – azokkal pedig, akiknek több támogatásra van szükségük, a nap folyamán többször is.
Nincs olyan munka, ami ne lenne fontos, és a csapattagok számára kulcsfontosságú, hogy tudják: hozzájárulnak a nagy egészhez. Úgy gondolom, ha személyes szinten is kapcsolódunk, azzal erősebb kötelékeket hozunk létre, ez pedig kiaknázza az addig szunnyadó potenciált, hogy meg tudjunk küzdeni a felmerülő kihívásokkal – hasonlóan ahhoz, ahogyan a Kevlar-betét működik a védőruhában. Az anyag minden szála erős – de ha össze vannak szőve, együtt még erősebbek.” ̶ Robert, egy autósüzlet csoportfelügyelője
8. Ha a közvetlen beosztottjaid hirtelen kifogynak a munkából, bízd meg őket olyan munkával, amely fontos a szervezeted számára!
„Amikor az elnök kihirdette az országos szükségállapotot, a kormányzat egészétől azonnali válaszra volt szükség – beleértve a mi részlegünket is.
Eleinte hagytam, hogy a beosztottjaim saját maguk dolgozzanak a feladataikon, de rájöttem, hogy egyszerűen nem volt elég munkájuk ahhoz, hogy az új, virtuális környezetben elkötelezettek maradjanak. Így fogtam a hivatal által elrendelt munkát, és elkezdtem a kulcsfeladatokat és -munkaköröket delegálni olyan csapattagoknak, akiknek nem volt elég munkájuk. Lehetőséget adtam nekik, hogy csapatként dolgozzanak egy újonnan összeállított munkacsoportban, hogy közösen végezzék el az új megbízásokat. Láttam, hogy az emberek gyorsan elfogadják a munkát, és nem csupán megteszik a kellő erőfeszítést, de kommunikálnak is róla a csapat és a vezetőség többi részével – akik elismerték azt és annak jelentőségét.” ̶ Ernesto, politikai tisztviselő
9. Fókuszálj mindig a következő lépésekre – és delegáld a felelősség egy részét a csapatnak!
„A szervezetünk több munkacsoportot is létrehozott a feladatok elvégzésére. A vezetők, engem is beleértve, támogatóként működnek, de mindegyik csoportnak van egy kijelölt felelőse, aki nem vezető. Így lehetőség nyílt a csoporttagok közötti folyamatos együttműködésre, és a tulajdonosi szemlélet kialakulására, mely segített előrevinni a projekteket és motiválttá tenni a csapatokat.
Megtanultam, hogy a távmunka során többször fordulnak elő hibák. Tízszer olyan gyorsan dolgozunk, mint egyébként, és nem feltétlenül áll rendelkezésünkre annyi információ, amennyi a megalapozott döntésekhez szükséges. Ezzel nincs semmi baj. Amikor hiba történik, vagy új információt érkezik, a csapatommal együttműködve a következő lépésre összpontosítunk ahelyett, hogy a történteken és az esetleges felelősökön rágódnánk. Feldolgozzuk a tanultakat, és a jövőben e tapasztalatok alapján hozunk döntéseket. Rendszeresen frissítjük a folyamatainkat. Amikor ilyen rövid idő alatt ennyi minden változik, a legjobb, amit tehetünk, hogy haladunk előre – együtt.” ̶ Bianca, felnőttképzési adminisztrátor
10. Rögzítsd a csapatod által elért eredményeket, és rendszeresen tedd láthatóvá azokat a többiek számára is!
„A naptárakat nemcsak a meetingek kijelölésére használjuk, hanem arra is, hogy lássuk, mikor mivel töltjük az időt, és mit érünk el. A napok, hetek gyakran összefolynak, és az apró győzelmek elvesznek bennük. Ha rögzítjük és láthatóvá tesszük az elért eredményeket, azzal mindenki produktívabbnak fogja magát érezni. A vezetőségnek is segít látni, hogy az emberek mit csinálnak, és nem kérdőjelezik meg, hogy valóban dolgoznak-e otthon.
A csapatom elért eredményeit a vállalat „Teremtsünk kiválóságot!” programjának segítségével tudatosítjuk – ennek keretében a cégen belül bárki bárkinek küldhet egy elismervényt. Az elismervényről az illető vezetőjét is tájékoztatják, és a díj mellé pontokat is kapnak, amelyeket ajándékutalványra válthatnak be.” ̶ Lynn, ügyfélelégedettségi vezető
További információért a témában, keress minket!
© FranklinCovey, Minden jog fenntartva. Építőkockákban közzétett tartalom.
További információért, keress minket az office@franklincovey.hu e-mail címen!
Több ilyet olvasnál? Ajánlanád? Szeretnél értesülni a legfrissebb cikkeinkről? Keresd az Építőkockákat az alábbi linken!
