Heti szinten rengeteg lehetséges módunk van időnk felhasználására. Azonban sajnos nem mindig nyilvánvaló, hogy melyik feladatunk a legfontosabb. Vezetőként különösen nem tehetjük meg, hogy nem a megfelelő prioritásokra koncentrálunk.
Hogyan kerülhetjük el, hogy számtalan különböző irányba aprózzuk szét magunkat, és a végén csapatunkkal – ha van – együtt összetörten, fókuszvesztetten és kevéssé eredményesen végezzük el a munkánkat?
Ezek az iránymutatások segíthetnek eligazodni, és az érdemi előrelépés érdekében jobban helytállni.
Mi történhetett?
- Nem fordítottunk időt legfontosabb prioritásaink meghatározására, és reaktív üzemmódba kerültünk.
- Egyedül próbáltunk prioritásokat felállítani ahelyett, hogy a felettesünkhöz, a csapatunkhoz és a kollégáinkhoz fordultunk volna további információkért.
- A vezetőnk nem adott elegendő iránymutatást a legfőbb prioritásokról, talán azért, mert ő sem kapott a felettesétől iránymutatást.
- Több érdekelt féltől is vegyes üzeneteket kaptunk a prioritásokról.
- Néhány feladatunk annyira különböző (vagy hasonló), hogy lehetetlennek tűnik meghatározni relatív fontosságukat.
- Egyes projektjeinket nehezen tudjuk egyensúlyba hozni vezetői vagy a többi szakmai feladatainkkal.
- Korábban meghatároztuk ugyan az elsőbbséget élvező feladatokat, de a csapatunk szerepe vagy a saját szerepünk, érdekeink megváltoztak.
- Változott a szervezetünk, és az új prioritások még nem alakultak ki.
Hogyan kezeljük?
1. Állíts össze egy listát a lehetséges prioritásokról, és kezdd el a legfontosabbak meghatározását!
A legfontosabb munkahelyi prioritásaid közé tartozhat, hogy mire van szüksége a szervezetnek, mi teszi lehetővé a csapatod sikerét és fejlődését, mire van szüksége a vezetődnek és az ügyfeleidnek, mi szolgálja a céljaid (vagy a csapat céljait) és a hosszú távú növekedést – vagy ezek tetszőleges kombinációja. A következő kérdések segítségével állíts össze egy listát a lehetőségekről!
- Melyek a szervezetem legfontosabb prioritásai?
- Melyek az ügyfeleim és/vagy a belső érdekeltek legfontosabb prioritásai?
- Melyek a csapatom legfőbb prioritásai – mind kollektíven, mind egyénileg?
- Melyek a közvetlen beosztottjaimra vonatkozó vezetői prioritásaim (pl. feladatok kiosztása, kommunikáció, coaching)?
- Melyek a felettesem legfőbb prioritásai? Az én szerepkörömben hogyan tudnám támogatni ezeket a prioritásokat?
- Mik a sikerességem mércéi?
- Mit az, amit szeretek?
- Mik az erősségeim?
- Mik a személyes hosszú távú karriercéljaim?
Írj le mindent, ami eszedbe jut, és jegyezd meg, hogy melyikre nem tudod a választ (vagyis melyiket kell tovább vizsgálnod)! Hosszú a lista? Nem vagy egyedül. Karikázd be azokat, amelyek a legfontosabbnak tűnnek, így – a következő lépések megtétele előtt – kapsz egy vázlatos listát a legfontosabb prioritásokról.
2. Kérd ki a vezetőd véleményét!
A legkevésbé sem szeretnéd, hogy a felettesed azt higgye, hogy a nem megfelelő dolgokra fókuszálsz – vagy azt gondolja, hogy azokon dolgozol, amiket ő preferál, holott valójában nem. Tehát még ha tudni is véled, hogy a vezetőd mit szeretne prioritásként kezelni (vagy kérdés nélkül is tudnod kéne), érdemes rendszeresen ellenőrizni, hogy biztosan szinkronban vagytok-e. A vezetőd további információkkal is szolgálhat a szervezet prioritásairól és a várható lehetséges változásokról, amelyek hatással lehetnek a döntéseidre.
Kezdheted a beszélgetést a prioritások listájának bemutatásával, vagy azzal, hogy olyan kérdéseket teszel fel neki, mint például:
- Hogyan tudnám jobban támogatni a prioritásaid? És a szervezet prioritásait?
- Ha csak három dologra koncentrálhatnék a következő évben/hónapban/héten, szerinted melyek legyenek azok?
- Véleményed szerint hogyan néz ki a kiemelkedő teljesítmény az én szerepkörömben? Ez hogyan mérhető?
Bizonyos esetekben a vezetőddel való beszélgetés révén tisztázhatod a helyzetet. Más esetekben nem biztos, hogy sikerül. Nem baj! Legalább megkérdezted. Talán kiderül, hogy több önállóságod van, mint gondolnád. Esetleg a beszélgetést arra is felhasználhatod, hogy legalább abban megegyezzetek, hogyan maradj összhangban – például megállapodhattok abban, hogy hetente küldesz a felettesednek frissítéseket, hogy jelezhesse, ha úgy tűnik, hogy rossz irányba kanyarodtál.
3. Szerezz be információkat azoktól a kollégáktól, akiknek a csapatával kölcsönhatásban vagy!
Nem szeretnél egy olyan projektet sem elsődleges prioritássá tenni, amellyel kapcsolatban aztán kiderül, hogy a másik csapat – amelyre egy kritikus rész tekintetében támaszkodnál – másra tervez koncentrálni. Kérdezd meg azokat a kollégáid, akiktől függsz és akikkel együtt dolgozol, hogy mik a legfontosabb prioritásaik és miért, majd ossz meg néhányat a sajátjaidból is!
A nagyobb hatás érdekében ideális esetben képes leszel összehangolni a prioritásokat (vagy legalábbis elkerülni az eltéréseket). Még az is előfordulhat, hogy – miután a csapatok közötti prioritások nagyobb összefüggésbe kerülnek – új ötletek merülnek fel azzal kapcsolatban, hogy mire összpontosíts. Tegyük fel például, hogy egy ügyfélszolgálati csapatot vezetsz, és megtudod, hogy az értékesítési csapat megváltoztatja a megközelítését, hogy a terméketek egy új elemét hangsúlyozza. Talán prioritásként kellene kezelned a legújabb értékesítési prezentációban való részvételed, vagy az érintett termékcsapat tagjait kellene bevonnod, hogy segítsenek kidolgozni a munkatársak számára az erről szóló hatásos kommunikációt.
4. Ne hanyagold el saját jólléted és fejlődésed!
Sokszor előfordul, hogy a saját szükségleteinket elnyomjuk, hogy teljesíteni tudjunk, ahogy sok vezetőnek szokása, hogy a csapat és a szervezet igényeit előtérbe helyezik, és egyúttal saját igényeiket és érdekeiket háttérbe szorítják. Így aztán végül egy szendvicset majszolva végigdolgozzák az ebédidőt, túlterhelik magukat, és olyan gyorsan haladnak a napi feladatokkal, hogy szem elől tévesztik saját érdekeiket és személyes fejlődésüket.
A lehetséges prioritások listáján mi az, ami a legjobban izgat? Milyen személyes jóllétet szolgáló prioritások – például a rendszeres testmozgás és az ésszerű munkaidő meghatározása – teszik lehetővé, hogy egészséges maradj, és a többi prioritásoddal is foglalkozhass? Ezek a dolgok számítanak.
Ha az elkötelezettség erősítéséhez többet szeretnél megtudni az öngondoskodásról, vagy úgy érzed, hogy úton vagy a kiégés felé? Olvasd el az alábbi cikkeinket is: 10 módszer a stressz csökkentésére, amely a COVID alatt íródott vagy 5 dolog ami segít a motivációd helyreállításában. Amennyiben tanácsokat szeretnél kapni a téged érdeklő projektek és az egyéb kötelezettségeid közötti egyensúly megteremtéséhez, keress meg minket hogy segíthessünk ügyesen zsonglőrködni a vezetői feladataid és az egyéni projektjeid között.
5. Mérd fel a lehetséges prioritások relatív fontosságát, ám óvakodj attól, hogy túlsúlyba helyezd a sürgősnek érzett dolgokat!
Mi a legértékesebb módja az időtöltésnek? Ezt rendkívül nehéz meghatározni. Mindenkinek vannak egymással versengő prioritásai. Vezetőként például jobb lenne-e prioritásként kezelni a munkaerő-felvételt, hogy növelni tudjuk a csapatunk kapacitását? Vagy a bennünket érdeklő egyéni projekt befejezését helyeznénk előtérbe, aminek elvégzésére a főnökünk is számít? Vagy egy új kezdeményezés kidolgozására fordítanánk időnket? Vagy inkább az ügyfélkérésekkel foglalkoznánk (pont ma reggel érkezett még egy új)? Vagy segítenénk egy ambiciózus közvetlen beosztottnak cselekvési terve kidolgozásában, hogy a következő évben előléptethessék?
A vezetői példák mellett az magánéletben is hasonló kérdések adódnak a napi edzés elvégzése, a gyerekünk támogatása és egyéb feladatok prioritása kapcsán.
Szédítőek lehetnek a lehetőségek. Nincs biztos módszer annak megállapítására, hogy az egyik prioritás fontosabb, mint a másik. Ennek ellenére íme néhány gyakori jel arra, ha egy prioritás nagyobb értéket képvisel a többinél:
- Lehetővé teszi a csapat számára, hogy jobb munkát végezzen. Sok ilyen jellegű munka – a közvetlen munkatársak coachingja; a munkafolyamatukban lévő akadályok elhárítása; az iparágról, a vállalatról és a csapatról szóló információk rendszeres megosztása – talán nem tűnik kritikusnak ebben a pillanatban, de pozitív multiplikátorhatást gyakorolhat a csapat teljesítményére és elkötelezettségére.
- Növekedéshez és innovációhoz vezet (az eddigi állapot fenntartása helyett). A munkastruktúrádtól és céljaidtól függően hosszú távon nagyobb stratégiai jelentőséggel bírhat egy olyan prioritás, amely segít új teret nyerni.
- Jól illeszkedik a cég, az osztály, a csapat és/vagy a vezető céljaihoz. Ha a prioritás a nagy egészhez kötődik, és mások erre összpontosítják az idejüket, akkor neked is ezt kellene tenned? Ebben a vállalati politika is szerepet kaphat. Ha a vezetődnek vagy egy befolyásos felettesednek szüksége van tőled valamire, akkor ez önmagában felülírhatja a többi igényt.
- Csak te tudod megtenni. Másképp fogalmazva: ha valaki más is alkalmas a prioritással kapcsolatos feladat elvégzésére, akkor tényleg olyan fontos, hogy erre koncentrálj? Vagy esetleg delegálhatnád?
Az értékelés során óvakodj a sürgősség csapdájától! Túlságosan könnyű hangsúlyt fektetni valamire, csak azért, mert szoros határidővel rendelkezik, vagy mert a nap közepén „tűzesetként” merül fel, ami a figyelmed igényli (és jó érzés lenne kihúzni a teendőid listájáról). Ehelyett kérdezd meg magadtól: hosszú távon mi bír a legnagyobb értékkel? Kövesd a cikkünk 3 tippjét és nem nyúlhatsz mellé. A Microsoft svéd vállalatának a sürgős helyett a fontosra való fókuszálás azt eredményezte, hogy az emberek heti 6 órát megtakarítanak. Nézd meg róla az 5 perces videót.
Ezen a héten kérdezd meg magadtól, hogy valóban „túl elfoglalt” vagy-e egy olyan feladathoz, amelyet halogatsz! 30 perc hetente, 10 perc naponta elegendő, hogy a prioritásokra tudjunk koncentrálni.
6. Szűkítsd a listát néhány (körülbelül három) legfontosabb prioritásra, amelyekre egyszerre összpontosíthatsz!
Ahogy a mondás tartja: „Ha minden fontos, akkor semmi sem az”. Nehéz döntéseket kell hoznod arról, hogy mit ne helyezz előtérbe, és hogy az meddig várhat arra, hogy figyelmet szentelj neki – egy hétig, egy hónapig, egy évig, örökké?
Segíthet, ha a kizárás folyamatát alkalmazod, és olyan prioritásokkal kezded, amelyek most nem tűnnek annyira kritikusnak, vagy amelyeket vezetőként átruházhatsz valamelyik közvetlen beosztottadra.
TIPP: Ezen a héten azonosíts valamit, amit ezen a héten abbahagyhatsz!
TIPP 2: Miután felsoroltad a legfontosabb prioritásokat, a legtöbb, ha nem az összes időd ezek köré tervezd – és udvariasan, de határozottan mondj nemet a hozzád érkező, nem alapvető fontosságú kérésekre.
7. Gyakran értékeld újra a prioritásaid!
Amikor teljesíted (vagy a csapat teljesíti) a kitűzött célokat vagy befejezitek a projekteket, vagy a szervezet változik, szinte biztos, hogy a saját munkád is alakulni fog. Ha nem vagy tisztában azzal, hogy hogyan, akkor az ezzel kapcsolatos információhiányt töltsd ki: (a fenti lépések segítségével) dönts, hogy most mi a fontos, valamint határozd meg, hogy hová szükséges összpontosítanod – és ami ugyanilyen fontos, hogy hová nem! – a jövőben. További útmutatást a Hogyan javítsd csapatod célteljesítményét és Hogyan alkalmazkodj a változásokhoz című írásunkban találsz.
A cikk az Építőkockákban jelent meg.
KAPCSOLÓDÓ TARTALMAINK:
VÁLTOZÁS – FranklinCovey kiválóság minikurzus
EREDMÉNYES MEGBESZÉLÉSEK – FranklinCovey kiválóság minikurzus
© FranklinCovey. Minden jog fenntartva.
További információért a témában, keress minket akár az office@franklincovey.hu címen!
Hasonló cikkek olvashatóak a Jhana portálon.
