Csapatunkkal együtt úgy érezzük, hogy túlterhelnek bennünket a vállalati kezdeményezések? Ezzel nem vagyunk egyedül. A Strategy&survey egy nemrégiben 2200 munkavállaló körében végzett felmérése szerint a megkérdezettek 65 százaléka úgy nyilatkozott, hogy tapasztalt már „változásfáradtságot” (vagyis azt, hogy több változást kell elviselniük, mint amennyit egyszerre kezelni tudnak).
Ám mivel a változások üteme nem feltétlenül rajtunk múlik, mit tehetünk? Többet, mint gondolnánk!
Mi történhetett?
- Valóban túlterhelt vagy a túl sok sürgős kezdeményezés miatt.
- Nem priorizálsz eléggé.
- Más nyomás – például az az elvárás, hogy a nap 24 órájában munkára készek legyünk – felemészti változáskezelési kapacitásunkat.
- Alacsony toleranciával rendelkezünk a változásokkal szemben, ezért dolgoznunk kell a rugalmasságunkon.
- Olyan szervezetnél dolgozunk, ahol a változás kultúrája túl gyors ütemű számunkra.
Hogyan kezeljük?
1. Tekintsd át és rangsorold a két-három legfontosabb változást!
Szánjunk néhány percet arra, hogy feltegyük magunknak a kérdést: Csapat- és egyéni szinten jelenleg milyen változásokkal kell szembenéznünk? Segíthet, ha egy vagy akár több éves visszatekintést veszünk alapul (egyes változások teljes megvalósítása időbe telik).
Ezek együttes áttekintésével talán képesek leszünk arra, hogy a két-három legfontosabb változást fontossági sorrendbe állítsuk. Például: a csapat céljainak felülvizsgálata, amely tükrözi a közelmúltban bekövetkezett stratégiai változást fontosabb lehet, mint az egész vállalatra kiterjedő, a munkaerő-felvétel fokozására vonatkozó rendelkezés, mivel az új célok befolyásolhatják, hogy milyen kompetenciákat és készségeket keresünk a pályázókban.
Mi van akkor, ha minden változás egyformán sürgősnek tűnik? Próbáljuk meg kikérni vezetőnk véleményét (lásd a 8. tippet)!
2. Minden nagy változást bonts megvalósítható lépésekre és ünnepeld meg az út során elért mérföldköveket!
Amikor James Burgess* tapasztalt menedzsernek azt mondták, hogy vigyen át egy mérnöki projektet egészen a koncepció igazolásától a szigorú termékfejlesztésig, nem volt biztos abban, hogy hol kezdje. „Könnyű volt túlterhelni magunkat a sok lehetőséggel” – mondja – „ezért minden héten kiválasztottam egy-két területet, amelyet a legfontosabbnak tartottam, és ezekre koncentráltam.”
A kis lépések nem csak kevésbé ijesztők és jobban megvalósíthatók, mint az óriási ugrások, de – amennyiben időt szakítunk a gyors győzelmek és mérföldkövek megünneplésére – a lendületre is építhetünk, megerősítve ezzel a csapat fejlődését és esetleg a morált is javítva. A nagy célok lebontásáról bővebben a csapatcélokról írt cikkünkben is olvashatsz.
*Burgess olyan termékfejlesztő és vezető, aki szeret a semmiből építkezni – csapatot alkotni, és olyan kultúrát kialakítani, amely egy szervezet élete végéig fennmarad. A Caltech végzettségű és korábbi Idealab mérnöke is volt, ahol a megújuló energia, a fogyasztói elektronika és a nemzetközi fejlesztés területén dolgozott. Jelenleg a Google(x) csapatának segíti a fejlett technológiák fejlesztését.
3. Ismerd el, hogy túl sok a változás, és magyarázd el a csapatodnak, hogy mit fogsz tenni ellene!
Lehetséges, hogy vállalatunk valóban a fékevesztett, véget nem érő változások körforgásában él. Ha úgy teszünk, mintha minden rendben lenne, amikor a csapattagok úgy érzik, hogy túlterheltek, az meg nem értetté és sértődötté teheti őket. Egy adag őszinteség és a változások kezelésére létrehozott terv viszont némi megkönnyebbülést nyújthat számukra. További tippekért lásd a 6 kulcsfontosságú tanulság a változáskezeléssel kapcsolatban és a Hogyan teremtsünk a lehetőséget a bizonytalanságból megoldásunkat.
Pro tipp: ismerd meg a változás témájú minikurzusunkat!
4. Rendszeresen adj visszajelzést a közvetlen beosztottak munka-magánélet egyensúlyáról (vagy annak hiányáról)!
A kiváló vezetők nem dörzsölik a kezüket örömükben, amikor közvetlen beosztottjaik minden hétvégét munkával töltenek, mert a kiváló vezetők tudják, hogy azok az emberek, akik nem töltődnek fel, kiégnek (és sok esetben felmondanak). Ehelyett próbáljunk meg havonta egyszer – esetleg minden harmadik vagy negyedik egyéni megbeszélés alkalmával – visszajelzést adni minden közvetlen beosztottnak az egészségtelennek tűnő munkamintákról.
Pro tipp: tudj meg többet az eredményes 1-on-1 megbeszélések témájú minikurzuson!
5. Viselkedésminták, amelyek ösztönzőleg hatnak a folyamatos energiamegújulásra
Ilyen lehet például a csapat számára e-mailek nélküli órák beállítása, a kétóránkénti szünetek tartása és az ésszerű munkarend betartása. Ha mi magunk 12 órás munkanapokat tartunk, ezzel azt a jelzést küldjük, hogy a közvetlen munkatársainknak is ezt kellene tenniük.
6. Szüntesd meg a nem létfontosságú projekteket és tevékenységeket, és hozz létre egy módszert ennek rendszeres elvégzésére!
Mikor kérdeztük meg utoljára, hogy „Mit ne csináljon a csapatom?”
Ha ez már jó ideje nem történt meg, akkor a kezdeményezések, projektek és folyamatfejlesztések nyomasztó halmaza úgy felhalmozódhatott, mint a lomok a pincében. Segíthet enyhíteni a jelenlegi nyomást, ha mindezt átválogatjuk, felteszünk néhány nehéz kérdést, és megszabadulunk minden olyan dologtól, ami nem lényeges.
Kezdjük azzal, hogy megkérdezzük a közvetlen munkatársainkat, hogy mi az, amitől megkönnyebbülés lenne megszabadulni. (Ha csapatunk megkérdezése nélkül szabadulunk meg bizonyos feladatoktól, azt kockáztatjuk, hogy olyasmiket veszünk el tőlük, amelyeket élveznek vagy fontosnak tartanak.)
A naptárunkban beállíthatunk egy ismétlődő emlékeztetőt is – mondjuk negyedévest –, hogy újra végigmenjünk ezen a folyamaton; ezzel segíthetünk megóvni csapatunkat a jövőbeli túlterheléstől. Ha több dolog felmerül, akkor kezdj el egy nem-tennivaló listát vezetni.
7. Szigorúan szűrd meg a csapat idejével szemben támasztott új igényeket!
Amikor egy nagy igényeket támasztó főnökkel vagy egy kétségbeesett kollégával állunk szemben, nagyon nehéz lehet nemet mondani a segítségkérésre. De mi vagyunk csapatunk utolsó védelmi vonala a túlterhelés ellen.
Szerencsére vannak módszerek arra, hogy szépen mondjunk nemet – vagy ha ez politikai öngyilkosság lenne, akkor legalább valami mást helyezzünk előtérbe:
o Gyenge: „A csapatom most nem tudja ezt elvállalni. Sajnálom.”
o Jobb (egy kolléga nem alapvető fontosságú kérése esetén): „Köszönjük, hogy megkérdezted, de sajnos túlterheltek vagyunk, és nem tudjuk vállalni. Esetleg kiszervezhetjük a feladatot. Ismerek egy vállalkozót, aki talán tudna segíteni. Szeretnéd, hogy bemutassam?”
o Jobb (lényeges vagy vállalatpolitikailag érzékeny kérés esetén): „El vagyunk havazva, ezért ahhoz, hogy ezt megtehessük, el kellene halasztanunk valamelyik jelenlegi projektünket, például az X projektet. Ez a projekt most ennél magasabb prioritást élvez?”
8. Kommunikálj a csapat változásokkal kapcsolatos túlterheltségéről!
Mire a vállalati változások bejelentésre kerülnek, az azokat levezénylő vezetőknek már volt idejük feldolgozni a történteket. Lehet, hogy nem érzékelik, hogy az olyan alkalmazottak, mint mi (és közvetlen munkatársaink) még mindig csak alkalmazkodni igyekszünk, miközben küzdünk a következményekkel is.
A helyzetünktől és az érintett vállalati politikától függően segíthet, ha tájékoztatjuk a felettesünket (vagy egy másik vezetőt) arról, hogy csapatunkkal együtt mit érzünk a változásokkal kapcsolatban.
Habár mindig van kockázata annak, ha igazat mondunk egy döntési pozícióban lévőnek, viszont úgy tenni, mintha minden rendben lenne, amikor nincs, nem egészséges és nem is fenntartható. Az, hogy hogyan kommunikálunk, sok tényezőtől függ, de általában messzebbre jutunk, ha visszafogjuk a felháborodást és a dolgokat racionálisan, barátságosan és proaktívan kezeljük:
- „A csapatom és én tudjuk, hogy ez a legutóbbi átszervezés szükséges ahhoz, hogy a jövőben sikeresek legyünk. Ugyanakkor az egy év alatti három átszervezés megviselte a morálunkat. Hajlandó lennél átbeszélni néhány ötletemet ennek javítására?”
- „Izgalmas látni, hogy a szervezet ennyi lépést tesz a fejlődés érdekében. Ugyanakkor ez megnehezíti számunkra a prioritások felállítását. Hoztam egy listát azokról a változtatásokról, amelyeket megpróbálunk bevezetni – tudnál segíteni abban, hogyan rangsoroljam a két-három legfontosabbat, amelyekre elsőként összpontosítunk kellene?”
További tippeket a meggyőzés 17 módja című cikkünkben is találsz.
9. Proaktívan építsd az ellenállóképességet!
Észrevetted már, hogy egyes emberek könnyebben alkalmazkodnak a változásokhoz, mint mások? Nem lenne nagyszerű, ha csapatunkkal együtt csatlakozhatnánk a szuper-ellenálló emberek csoportjához?
Nos, megtehetjük. Bár a személyiség és az emberek változással kapcsolatos korábbi tapasztalatai egyértelműen befolyásolják a változásra való nyitottságukat, vannak olyan dolgok, amelyeket proaktívan is megtehetünk, hogy magunkban és csapatunkban ellenállóképességet építsünk, például:
- Céltudatosan változtass meg dolgokat az életedben! Igaz lehet ez olyan apróságokra is, mint hogy mi az, amit rendszeresen eszel vagy csinálsz hétvégén.
- Találj időt arra, hogy új készségeket tanulj, ami segít lépést tartani a korral!
- Fejezd be státuszfrissítéseknek használni a közvetlen beosztottakkal folytatott egyéni megbeszéléseket, és kezdd el őket a tanulási és fejlesztési célok feltárására használni, hogy a csapat készségei lépést tartsanak az iparággal!
- Hozz létre egészséges visszajelzési kultúrát, változások idején ezzel biztosítva csapatod felkészültségét a kommunikációra és az átláthatóságra!
- Kezdd el szűrni az álláskeresőket a rugalmasság és az alkalmazkodóképesség szempontjából azzal, hogy interjúkérdéseket teszel fel a munkahelyi változásokkal kapcsolatos tapasztalataikról (pl. „Tudnál-e mesélni egy olyan esetről, amikor alkalmazkodnod kellett egy váratlan munkahelyi változáshoz?”).
Bár az ehhez hasonló lépések nem feltétlenül segítenek a túl sok változással kapcsolatos jelenlegi érzéseinken, de jobban felkészítenek bennünket az előttünk állókra.
10. Mérd fel, hogy a szervezet változással kapcsolatos kultúrája megfelel-e neked és/vagy csapatod tagjainak!
Mindenki másképp tolerálja a változásokat, valamint minden szervezetnek más a „változáskultúrája”. Előfordulhat, hogy mi és/vagy valaki más a csapatból nem felel meg a vállalatnál zajló változások típusának vagy ütemének.
Íme két potenciálisan hasznos kérdés, amelyet feltehetünk magunknak vagy a csapattagoknak:
- Valószínűsíthetőek-e az ilyen jellegű változások iparágunk más szervezeteinél? Ha a válasz igen, a munkahelyváltás valószínűleg nem oldja meg a problémát. Ehelyett lehet, hogy meg kell változtatnunk azt, ahogyan a változásokhoz viszonyulunk.
- A változások ütköznek valamelyik alapértékünkkel? Vannak olyan változások, amelyekhez lehet, hogy nem akarunk alkalmazkodni. Ha nem tudunk valamit elviselni, amit a szervezet tesz – például az érdemtelen vezetők ismételt előléptetését vagy a sokszínűség elutasítását –, hosszú távon egészségesebb lehet, ha keresünk egy hozzánk jobban illő szervezetet.
A cikk az Építőkockákban jelent meg.
KAPCSOLÓDÓ TARTALMAINK:
EREDMÉNYES MEGBESZÉLÉSEK – FranklinCovey kiválóság minikurzus
© FranklinCovey. Minden jog fenntartva.
További információért a témában, keress minket akár az office@franklincovey.hu címen!
Hasonló cikkek olvashatóak a Jhana portálon.
