Tartsunk eredményes

Fontos, hogy még az elején fektessük le a legfontosabb szabályokat. A viselkedés, az együttműködés, a kommunikáció, az időtartás (szünetek is ideértve), és a problémák kezelése tekintetében. Tegyünk javaslatot a szabályokra, legyen egyetértés, egyeztessétek a kérdéseket, megjegyzéseket. Ezen felül kérheted, hogy írjanak a chatbe egy-egy dolgot, ami segít a legtöbbet kihozni a találkozóból.

Ragaszkodj az időtervhez!

Kezdj pontosan és fejezd be időben, a jelen lévő résztvevők idejét tiszteletben tartva! Amikor a későn jövők csatlakoznak, ne ismételd meg, amit már elmondtál, később – a szünetben, vagy az értekezlet után – segíthetsz nekik a felzárkózásban.

Minimalizáld a zavaró tényezőket!

Csak azért, mert nem ugyanabban a fizikai térben vagytok, mások nem fogják észrevenni, hogy a telefonotokat használjátok, vagy épp egy e-mailt néztek. A figyelmetlen viselkedés mindenkinek árt, különösen, ha a zavaró tényezők miatt meg kell ismételni a már megosztott információkat. Használd az aranyszabályt: viselkedj úgy az online találkozó más résztvevőivel, ahogy szeretnéd, hogy ők viselkedjenek a találkozótokon.

Indítsd megfelelően!

Kezd bemutatkozással. Ha nem ismerik egymást a résztvevők, akkor őket is hallgassátok meg. Tisztázzátok a szerepeket, felelősségeket. Mond el miért gyűltetek össze. Mondd el az ülés megszervezésének az okát, az elérni kívánt célokat vagy eredményeket. Már az elején dönts a mikrofon használatról. Ha felvételt akarsz készíteni az eseményről, azt előre, a meghívóban jelezd, és ezt a találkozó elején ismételd meg!

Legyél profi!

Még ha a résztvevők nem is látják a lábadat mezítláb az asztalra téve, ez a hanyag hozzáállás érződni fog. Öltözz úgy, ahogy azt személyes találkozónál tennéd. Kérj fel társ szervezőt, együtt több mindenre tudtok figyelni. Tegyél interaktivitást a hosszabb meetingekbe, hogy fenn tartsd a figyelmet, kommunikáld az értekezlet napirendi pontjait.

Csak az látszódjon, ami szükséges!

Ha a képernyődet osztod meg, ne legyen rajta más zavaró ablak vagy szoftver megnyitva. Legjobb, ha a teljes asztal megosztása helyett csak az adott ablakot vagy alkalmazást osztjuk meg, így a fókusz nem terelődik másra. Tedd könnyen elérhetővé azokat a dokumentumokat, jegyzeteket, linkeket, melyekre feltehetően a beszélgetés során szükség lehet. Nyisd meg a gépen azokat a fájlokat, amelyeket meg szeretnél osztani (screen share) a többi résztvevővel.

Légy hatékony!

Sok munkavállaló zsonglőrködik az otthoni feladataival, felelősségeivel is, mint pl. folyamatos gondoskodás a gyermekről, háziállatról, vagy a futár érkezése zavarja meg a napját. Szervezőként úgy támogathatjuk őket a legjobban, ha hatékonyan vezetjük az értekezletet. Ha a vendéglistát az alapvető résztvevőkre korlátozzuk, az minimálisra csökkenti a túlbeszélésből eredő zavarokat, és segít megőrizni az értekezlet időtervét.

Legyen tervezett összefoglalás!

Mond ki miben állapodtatok meg, egyeztessétek a teendőket és a meg nem válaszolt kérdéseket kövessétek nyomon. Mutasd ki nagyrabecsülésedet az erőfeszítéseikért azzal, hogy köszönetet mondasz, mielőtt lezárod a meetinget!

Kiemelt prioritás a biztonságon!

Győződj meg róla, hogy almát almával hasonlítasz össze a biztonsági intézkedések és a kívánt üzleti igények szempontjából!  Kövesd azt is figyelemmel, hogy az egyes szolgáltatók miként reagálnak biztonsági fejlesztéseikkel a változó körülményekre. Tekintsd át azokat a további felhasználói funkciókat is, amelyek magasabb szintű védelmet jelentenek! Ilyen például várószoba, az értekezlet zárolása nem meghívott vendégek számára, jelszavas védelem, és belépés engedélyezése kizárólag regisztrációt követően stb.

Légy türelmes!

A csatorna miatt kezdetben félreértések is könnyen előfordulhatnak. A kommunikációnak csupán kis százalékát jelenti a szavak tartalma, legnagyobb arányban a testbeszédünk, a hanghordozásunk segít a megértésben. Mivel egy konferenciahívás vagy videó nélküli virtuális értekezlet a teljes kommunikációs folyamatnak csak egy aprócska részét biztosítja, a megjegyzések akár tévesen is értelmezhetők. Ha az online találkozón elhangzottak miatt negatív érzésekkel lépsz ki a meetingből, adj egy kis időt magadnak egy alapos átgondolásra. Az esetleges problémák megoldásához fontos lehet azt is feltételeznünk, hogy ezeket akár a hívás során elmaradt vagy félreértett információk is okozhatják. A legközelebbi alkalomra javasolj inkább egy videokonferenciát!

Olyan vezetőknek, HR és LnD szakembereknek, akiket inspirál egy valódi fejlesztési folyamatba betekintést kapni olyanoktól, akik már ráléptek a tartós eredményesség felé vezető útra.

Ismerj meg egy olyan szervezetfejlesztési folyamatot, amelynek célja a valódi, tartós, kollektív viselkedésváltozás a kiemelkedő eredmények elérése érdekében!

Hogyan dolgozunk?

A partnerünk szemén keresztül ismerheted meg a FranklinCovey folyamatokat, tartalmakat. Betekintést nyerhetsz abba, hogy az üzleti vezetőik és LnD szakembereik miként tekintenek a fejlesztési folyamatra, valamint mesélnek az All Access Pass nyújtotta blended lehetőségek szervezetükre gyakorolt hatásáról.