Online értekezlet résztvevőjeként
- Semmi sem rosszabb annál, mint hogy meghívást kapsz egy virtuális találkozóra anélkül, hogy tudnád, mi ez az egész, vagy milyen kérdéseket várhatsz a találkozó során. Tekintsd át előre a neked küldött anyagokat! Legyél proaktív, és kérdezd meg előre az elvárásokat, ha a szervező nem adott előzetes információkat!
- Ha van az értekezleten szereped, készülj fel rá úgy, ahogy mástól is elvárnád a felkészültséget!
- Ha helyénvaló, ajánld fel a segítséged összeszedni az információkat a többi résztvevő számára! Ez különösen akkor lehet hasznos, ha a szervezőnek nincs ideje megfelelően felkészülni. Ez a vezető számára is megmutatja a kezdeményezőkészségedet.
- Mindig legyél felkészült egy videokonferenciára! Még ha a meghívóból nem is derül ki, hogy az értekezlet videokonferencia lesz, vegyél úgy részt, hogy vállalható legyen a külsőd, amikor „szemtől-szembe” beszélgetésre kerül sor!
- Tégy rendet az asztalodon, és kapcsold be a webkamerát az értekezlet előtt, hogy lásd, milyen kép fog megjelenni rólad és környezetedről a többi résztvevő számára!
- Teszteld az összes technológiát (beleértve a Wi-Fi-t és a képernyőmegosztást és a hangot) az értekezlet előtt!
- Gondoskodj a megfelelő világításról! A homályos szobából való részvétel megnehezíti a többi résztvevő számára, hogy lássanak téged, és veszélyeztetheti, hogy hű képet mutasson rólad a képernyő. A hátulról jövő fény különösen problematikus. Próbáld megoldani a természetes fénnyel megvilágítást elölről vagy oldalról, ha lehetséges! A felső világítás is jó lehet. A kamerádat is érdemes megnézni, szükség esetén tisztítani.
- Kapcsold ki az összes értesítést, és győződj meg róla, hogy a mobiltelefonod le van némítva!
- Győződj meg róla, hogy csendes helyen vagy, és nincsenek felesleges zavaró tényezők!
- A kamerád lehetőleg közel szemmagasságban legyen és ne egy másik képernyőt nézz, hogy ne oldalról lássanak a résztvevők!
- Miután az ülés elkezdődik, ha te beszélsz, tartsd a szemed a webkamerán – ne magadat nézd! Lehet, hogy elsőre nem érzed majd természetesnek, de ha a beszéd közben a saját arcodat nézed, az korlátozza a szemkontaktust, és megnehezíti a többi résztvevő figyelmének fenntartását.
- Hacsak a meeting házigazdája nem kér meg másra, ne szakíts félbe másokat, amikor beszélnek és ne próbáld túlbeszélni őket!
- Kölcsönös udvariassággal nem tévedhetsz nagyot. Mindannyian szeretjük, ha meghallgatnak, látnak és tisztelnek minket – ez az online értekezletek során éppúgy igaz, mint bárhol máshol.
- A fenti megfontolások mindegyikét nem mindig lehet egyszerre szem előtt tartani: bizony akadnak olyan helyzetek, amikor mérlegelni kell. Ilyenkor gondoljuk végig, mi szolgálja inkább a saját és a többi résztvevő eredményes részvételét. Ebben az esetben állapodjunk meg a többiekkel, elfogadható-e nekik a számunkra vállalható kompromisszumos megoldás.
9 tipp házigazdáknak (host) az értekezletek megfelelő vezetéséhez (azon felül, amit résztvevőként tesznek)
Először általánosságban:
Az interneted sebessége alapvető tényezője az általad tartott online eseményeknek. Ha instabil az interneted, ez a teljes találkozót veszélyezteti. Javasolt kábellel csatlakoznod a hálózathoz. Minden, épp nem használt applikáció (beleértve az Outlook-ot is) bezárása maximalizálja a használható sávszélességet – a jobb felhasználói élmény és kevesebb zavaró tényező érekében.
Esélyes, hogy neked, illetve valakinek a résztvevők közül technikai problémái lépnek fel. Ha ez történik, rögtön jelezd, illetve erre kérd a résztvevőket is! Ha ez nálad történik, mondd el a résztvevőknek, hogy szükséged van egy kis időre a probléma megoldásához. Erre az időre érdemes valamilyen feladatot kiadnod, illetve valamilyen interaktivitásra invitálni őket. Arra az esetre is készülj, ha egy résztvevőnek akadna valamilyen alapvető technikai problémája. Javasolj megoldást, amire tudsz, szükség esetén pedig olyan forráshoz irányíthatod, ahonnan további segítséget kaphat (ez lehet egy internet oldal, vagy akár az ő szervezeti egységében dolgozó, elérhető szakember is). Sokszor segít a találkozóból ki-, és ismételt belépés.
A többi résztvevő és a találkozó általános eredményessége érdekében ne ragadj le sokáig a technikai problémáknál – legrosszabb esetben hozza ki maga számára a résztvevő a találkozóból a lehetséges maximumot, vagy hagyja el azt.
Az elején fektessétek le a legfontosabb szabályokat a viselkedés, együttműködés, kommunikáció, időtartás (szünetek is ideértendőek), és a problémák kezelése tekintetében. Először tégy te javaslatot a szabályokra, azután kérdezz rá az egyetértésre, kérdésekre, megjegyzésekre, és ezután véglegesítsétek a megállapodást! Ezen felül kérheted, hogy írjanak a chatbe egy-egy dolgot, ami segít a legtöbbet kihozni a találkozóból.
1) Ragaszkodj a időtervhez!
Ha online értekezletet tartasz, kezdj pontosan a már jelen lévő résztvevők idejét tiszteletben tartva! Amikor a későn jövők csatlakoznak, ne ismételd meg, amit már elmondtál! Ehelyett később – a szünetben, vagy az értekezlet után – segíthetsz nekik a felzárkózásban. Azért, hogy a résztvevők más találkozóikról ne késsenek, vagy hogy más prioritásaiktól el ne térítsd őket, tartsd a befejezés tervezett időpontját is!
Az egyik legjobb eszköz a menetrend tartásához az időterved. Ügyelj arra, hogy az előre meghatározott és kommunikált időtervet kövesd. A résztvevők ezt várják el tőled. Ha ismerik az időtervet, amelyhez tartani próbálod magad, akkor segíteni tudnak sínen tartani a találkozót – ahelyett, hogy ad hoc találnátok ki, mire használjátok az időt. Így azt is elkerülöd, hogy a nem odaillő témájú hozzászólások megzavarják a meetinget.
2) Minimalizáld a zavaró tényezőket!
Mind házigazdaként, mind résztvevőként csábító azt gondolni, hogy csak azért, mert nem ugyanabban a fizikai térben vagytok, mások nem fogják észrevenni, hogy a telefonotokat használjátok, vagy épp egy e-mailt néztek. A figyelmetlen viselkedés mindenkinek árt, különösen, ha a zavaró tényezők miatt meg kell ismételni a már megosztott információkat.
Az alábbi lépésekkel csökkenthetjük a lehetséges zavaró tényezőket és ezzel sokat teszünk a résztvevői elkötelezettség fenntartásáért is:
- Kapcsold ki vagy állítsd némára a telefonodat! (Hacsak nem ezen kapcsolódsz a meetinghez.)
- Győződj meg róla, hogy a csapat minden tagja csendes helyen van!
- Ha lehet, függessz ki az ajtódra egy „ne zavarj” táblát!
- Ha telefonon csatlakozol, ne dolgozz más projekteken a számítógépeden! Koncentrálj a találkozóra!
- Ha a számítógépen csatlakozol, az értesítések kiküszöbölése érdekében zárd be az összes többi alkalmazást és böngészőablakot!
- Kerüld a papírok suhogását, billentyűzet kopogását, a zajos ételek fogyasztását vagy más zavaró zajokat a háttérben!
- Ügyelj arra, hogy ne szakíts félbe másokat, amikor beszélnek! Ez kétségtelenül nehéz, ha késleltetve halljuk egymást, így nem tudhatjuk, mikor kezdi és mikor hagyja abba valaki a beszédet. Ez egy jó ok arra, hogy fektessetek be a lehető legjobb minőségű audió és videó technológiába.
- Némítsd le a saját mikrofonod, amikor nem te beszélsz! Mindannyian hallottunk horror történeteket konferenciahívásokról, ahol az emberek, akik azt feltételezték, hogy némítva van a mikrofonjuk magánjellegű vagy kellemetlen információkat mondtak el úgy, hogy azt mindenki hallotta.
A találkozók illemszabályai nem vesztik érvényüket csak azért, mert fizikailag nem vagyunk együtt a többi résztvevővel. Használd az aranyszabályt itt is: viselkedj úgy az online találkozó más résztvevőivel, ahogy szeretnéd, hogy ők viselkedjenek a találkozótokon.
3) Indítsd megfelelően az eseményt!
A találkozókat mindig a bemutatkozással kezdd! Ha te vagy a meeting házigazdája, győződj meg róla, hogy mindenki megfelelően jelentkezett be, így minden résztvevő tisztában lesz vele, ki van a vonalban! Ha a jelenlevők nem ismerik egymást, egy rövid bemutatkozással tisztázódik mindenki szerepe és felelőssége, – ez segít a találkozót gördülékenyen folytatni. Amikor épp mások mutatkoznak be, akkor rájuk figyelj, ne próbáld az idődet „valami hasznosabbal” tölteni.
A bemutatkozás után röviden emlékeztesd a résztvevőket, hogy miért gyűltetek össze. Mondd el az ülés megszervezésének az okát, az elérni kívánt célokat vagy eredményeket. Ez nagyszerű alkalom, hogy közösen átnézzétek a házirendet, illetve az alapvető szabályokat. Kérj felhatalmazást a résztvevőktől, hogy az eredményesség érdekében eldönthesd,
- adsz-e jogot a mikrofon használatához a résztvevők számára, illetve
- menet közben direkt visszajelzéseket adhass a helyes együttműködéssel kapcsolatban (pl.: hozzászólások hosszúsága, relevanciája kapcsán),
és élj is ezzel a felhatalmazással! Akár le is némíthatod az összes mikrofont úgy, hogy a résztvevőknek kérniük kelljen a némítás feloldását (pl.: a kézfelemelés ikon használatával). Ezt tedd különleges figyelmességgel és egyben határozottan!
Ha felvételt akarsz készíteni az eseményről, azt előre, a meghívóban jelezd, és ezt a találkozó elején ismételd meg! Szólj a résztvevőknek, amikor elindítod a felvételt!
Érdemes a kérdésekkel kapcsolatos elvárásokat is meghatározni. Ha például van egy előkészített prezentációd, kérheted, hogy a résztvevők írják össze kérdéseiket a végéig – ahelyett, hogy már közben informálisabb megbeszélést folytatnának.
4) Légy professzionális!
Virtuális találkozókon jellemzően kevésbé érezzük a stresszt, mint a személyes találkozókon. Csábítást érezhetünk a passzív hátra dőlésre és általánosabban hanyagabban viselkedhetünk, mint amikor ténylegesen egy fizikai térben vagyunk a többiekkel. Még ha a résztvevők nem is látják a lábadat mezítláb az asztalra téve, ez a hanyag hozzáállás érződni fog a hangodon.
Akár audio- akár videokonferencián veszel részt, legyen a munkakörnyezetben elfogadottnak megfelelő a testtartásod és a megjelenésed! Öltözz úgy, ahogy azt személyes találkozónál tennéd! Ne gondold, hogy a nadrág viselése nem fontos a videohívásnál! Igaz, más résztvevők jellemzően csak deréktól felfelé fognak látni – mindaddig, amíg nem kell váratlanul felállnod, vagy esetleg elfelejted kikapcsolni a kamerád a szünet kezdetén.
A chat használata hasznos és hatékony eszköz lehet. Ha például valakivel úgy akarsz megbeszélni valamit, hogy azt csak ő lássa, ezt privát chatben megteheted. Kétszer nézd meg, hogy az ő nevére küldöd-e a mondandód, mert zavaró, vagy akár kínos is lehet, ha az ilyen üzenetet mindenki látja. Ahhoz, hogy fontos, közérdekű chat üzenetek ne vesszenek el, érdemes lehet társ-házigazdát (co host-ot) felkérni, aki ezeket figyeli.
Hosszabb üléseknél megengedett, sőt javasolt időnként mozgással, interaktivitással színesebbé tenni a megbeszélést. Ezt érdemes a házigazdának tudatosan kezelni. Folyamatosan kommunikáld az értekezlet napirendi pontjait és az ezekhez tartozó időpontokat! Ha nem épp egy elmélyültebb beszélgetésre szántok egyeztetett módon több időt, akkor légy lényegre törő! A gesztikulálás megengedett, sőt segít a megértésben.
5) Fokozottan ügyelj arra, hogy csak azt láttasd a résztvevőkkel, amit szükséges!
Ha a bemutatód közben a saját képernyődet megosztod, győződj meg arról, hogy csak a kívánt tartalom látható! Videokonferencia indítása előtt zárd be a szükségtelen lapokat a böngészőablakban és más alkalmazásokban, amelyeken dolgoztál! A teljes asztal megosztásakor a böngésző címsorában való keresés kínos automatikus keresési eredményeket idézhet fel. Egy új böngészőablak megnyitásával, illetve némi előzetes felkészüléssel elkerülhetjük az érzékeny vagy potenciálisan kínos információk megosztását.
A résztvevők által látható tartalmat úgy tudjuk még inkább ellenőrzés alatt tartani, ha a teljes asztal helyett csak egy képernyőt vagy egy alkalmazást (azaz pl. csak egy PowerPoint-bemutatót) osztunk meg. Így a fókusz rád és a bemutatódra irányul, nem vonja el semmi a figyelmet az üzenetedről.
Tedd könnyen elérhetővé azokat a dokumentumokat, jegyzeteket, linkeket, melyekre feltehetően a beszélgetés során szükség lehet. Készítsd a gép közelébe őket, illetve nyisd meg a gépen azokat a dokumentumokat a megfelelő oldalon, amelyeket esetleg meg szeretnél osztani (screen share) a többi résztvevővel.
6) Legyen hatékony az értekezlet!
Miközben kiemelt fontosságú mindenki idejét tiszteletben tartani, ne feledd, hogy most a váratlan körülmények között sok munkavállaló zsonglőrködik a megszokottól eltérő feladataival, felelősségeivel is, mint pl. folyamatos gondoskodás a gyermekről, családról. Szervezőként úgy támogathatjuk őket a legjobban, ha hatékonyan vezetjük az értekezletet.
Először is korlátozd az értekezlet résztvevőit csak azokra, akik valóban szükségesek! Ha a vendéglistát az alapvető résztvevőkre korlátozzuk, az minimálisra csökkenti a túlbeszélésből eredő zavarokat, és segít megőrizni az értekezlet időtervét
Bevált módszer a résztvevők ösztönzése, hogy személyes kommunikációt a chat és fájlmegosztási funkció használatával folytassanak. Így a fő beszélgetés megszakítás nélkül folytatódhat.
7) Tervezd meg jól az összefoglalást!
Az értekezlet végén ne csak kijelentkezz és folytasd tovább a napodat! Ehelyett tarts a végén egy gyors összefoglalót a meghozott döntésekről és az egyeztetett intézkedésekről.
Ezen kívül ismertesd mindenkivel a következő lépéseket, mint például:
- El fogod küldeni az értekezlet jegyzőkönyvét és egy linket, amin keresztül elérhető a konferencia felvétele.
- Az értekezlet során a meg nem válaszolt kérdéseket nyomon fogod követni.
Végül, de nem utolsó sorban, köszönd meg mindenkinek az idejét! Egy sikeres online értekezlethez minden résztvevő aktív részvételére szükség van. Mutasd ki nagyrabecsülésedet az erőfeszítéseikért azzal, hogy köszönetet mondasz, mielőtt lezárod a meetinget!
8) Kezeld a biztonságot kiemelt priortásként!
A videokonferencia-szolgáltatások iránti kereslet gyors növekedésével előtérbe került az egyes szolgáltatások biztonságosságával kapcsolatos kérdés. Amikor kiválasztásra kerül a szoftver, győződj meg róla, hogy almát almával hasonlítasz össze a biztonsági intézkedések és a kívánt üzleti igények szempontjából! Kövesd azt is figyelemmel, hogy az egyes szolgáltatók miként reagálnak biztonsági fejlesztéseikkel a változó körülményekre.
Tekintsd át azokat a további felhasználói funkciókat is, amelyek magasabb szintű védelmet jelentenek! Ilyen például várószoba, az értekezlet zárolása nem meghívott vendégek számára, jelszavas védelem, és belépés engedélyezése kizárólag regisztrációt követően stb.
9) Légy jóindulatú és türelmes!
Míg ezek a tippek segíthetnek a korábban megszokott személyes találkozókat sikeres online találkozókká alakítani, van még egy további fontos tanács: légy türelemmel a résztvevők iránt, hiszen a szokatlan csatorna miatt kezdetben félreértések is könnyen előfordulhatnak!
A videokonferencia lehetővé teszi, hogy több inputot kapj, amelyek szerepet játszanak a kommunikációban, míg hanghívások alkalmával lényegében „vakon repülsz”. A kommunikációnak csupán kis százalékát jelenti a szavak tartalma, legnagyobb arányban a testbeszédünk, a hanghordozásunk segít a megértésben.
Mivel egy konferenciahívás vagy videó nélküli virtuális értekezlet a teljes kommunikációs folyamatnak csak egy részét biztosítja, a megjegyzések akár tévesen is értelmezhetők. Ha az online találkozón elhangzottak miatt negatív érzésekkel lépsz ki a meetingből, adj egy kis időt magadnak egy alapos átgondolásra. Az esetleges problémák megoldásához fontos lehet azt is feltételeznünk, hogy ezeket akár a hívás során elmaradt vagy félreértett információk is okozhatják. A legközelebbi alkalomra javasolj inkább egy videokonferenciát!
