Tervmódosítás és nyomon követés
Tudjuk, mit mondanak a legjobb tervekről. Hogyan tudjuk biztosítani, hogy a miénk ne dőljön dugába? Íme néhány tanács ahhoz, hogy a céljaink eléréséhez vezető úton maradjunk.
1. Vonj be másokat is a tervezésbe és a támogatásba!
A munkahelyi céljaink eléréséhez szükséges akcióterv készítése során valószínűleg azonosítottuk azokat a kollégákat, ügyfeleket vagy másokat (ne feledkezzünk meg a vezetőnkről sem!), akiknek a segítségére szükségünk lesz. Ne akkor zúdítsuk rájuk a kéréseinket, amikor már égetővé vált a helyzet. Inkább osszuk meg velük előre az akciótervünket, magyarázzuk el, hogyan képzeljük el a közreműködésüket, és kérjük ki a véleményüket. Lehet, hogy vissza kell térnünk a tervezőasztalhoz, és át kell dolgoznunk a tervet. Ám jobb előbb, mint azután, hogy már rengeteg időt áldoztunk valamire, ami nem a jó irányba vitt.
Mások is bátoríthatnak és barátságosan noszogathatnak bennünket. Kérjünk meg egy barátot vagy mentort, hogy céljainkkal kapcsolatban rendszeresen ellenőrizzen bennünket. Ahogy egy maratonfutó is értékeli, ha egy szurkoló a pálya szélén pacsizik vele, úgy mi is új lendületet kaphatunk, ha tudjuk, hogy mások figyelnek és szurkolnak nekünk.
2. Kezdd kicsiben!
Még ha nagy fáradság árán ki is dolgoztunk egy látványos akciótervet, az első lépés megtétele mégis nehéz lehet. Határozzuk meg a legelső dolgot, amit meg kellene tennünk – lehetőleg valami apró és egyszerű dolgot. Akár csak egy megbeszélés megszervezéséről, egy telefonhívásról vagy egy félórás ötletelésről van szó, ezzel már megtettük az első lépést.
3. Bontsd céljaid kisebb, könnyebben megvalósítható feladatokra!
Tegyük fel, hogy az a célunk, hogy vezetővé váljunk. Jól hangzik. Ám ez nem olyasmi, amit egy nap alatt, ebéd közben el tudunk intézni.
A cél felé azonban sok ebéd alkalmával is tehetünk lépéseket. Gondoljuk végig, mi mindennek kellene történnie ahhoz, hogy vezetők lehessünk. Talán nem árt javítanunk a konfliktuskezelési képességeinket, meg szükséges tanulnunk, hogyan kell költségvetést készíteni, és érdemes kiemelkedő munkát végeznünk a következő termékbemutatón, hogy felkeltsük a vezetőnk figyelmét. Beiratkozhatnánk egy négyhetes költségvetés-tervezési tanfolyamra, elkezdhetnénk szerepjátékokat játszani a mentorunkkal minden szerdán, amikor kávézni megyünk, valamint kedden és csütörtökön átdolgozhatnánk az ebédidőt, hogy több időt szánhassunk a termékbemutatóra. Ha ilyen tervet követünk, egy év múlva valószínűleg nem fogunk azon csodálkozni, hogy miért nem találtunk időt a képességeink fejlesztésére… és miért nem kaptuk meg az előléptetést!
4. Tedd láthatóvá a céljaidat, és szánj időt azok áttekintésére!
A célok és akciótervek nem arra valók, hogy egy iratszekrényben (vagy az agyunkban) porosodjanak. Tegyük ki őket olyan helyre, ahol minden nap láthatjuk őket. Szabadítsunk fel időt a naptárunkban arra, hogy áttekintsük őket és értékeljük az elért eredményeket. Az ezekről folytatott heti megbeszéléseket integráljuk a vezetőnkkel folytatott rendszeres egyéni megbeszélésekbe.
5. Ne félj felülvizsgálni vagy akár elvetni a céljaidat!
A céljaink felülvizsgálata során arra a következtetésre juthatunk, hogy az egyik cél megvalósítása nem hoz annyi hasznot, mint amennyit vártunk tőle, vagy hogy rosszul becsültük meg az ehhez szükséges időt. Esetleg történhet valami, ami jelentősen megváltoztatja a munkakörnyezetünket, például egy új vezető csatlakozik a szervezethez, vagy a versenytársunk hirtelen lépést tesz. Ha mereven követjük a céljainkat ahelyett, hogy alkalmazkodnánk a felmerülő információkhoz és a környezet változásaihoz, az ugyanolyan rossz (vagy rosszabb!) lehet, mintha soha nem valósítanánk meg őket.
A tagadás veszélyes. Ha kétségek vagy új kihívások merülnek fel, nyíltan ismerjük el – magunknak és másoknak is. Ezeket beszéljük meg a vezetőnkkel és a céljainkban érintettekkel. Ne habozzunk visszatérni az eredeti céljainkhoz és terveinkhez, vagy módosítani, szélsőséges esetekben elvetni azokat. Ez a hozzáállás különösen fontos dinamikus, gyors tempójú munkakörnyezetben.
Íme egy példa James Burgess jóvoltából arra, hogyan módosíthatunk egy célt.
- Eredeti cél: A negyedév végére felveszek egy webdesignert.
- A cél módosítása, kéthetes – csalódást okozó – interjúztatás után: A negyedév végére vagy betöltöm ezt a nyitott pozíciót egy nagyszerű jelölttel, vagy a következőket teszem: a munkaköri követelményeket a piacnak megfelelően módosítom, több erőforrást fordítok a keresési folyamatra, és magabiztos becslést készítek arra vonatkozóan, hogy mikorra lesz betöltve a pozíció.
A tapasztalt vezető Grayson Morris elmagyarázza, hogy a vezetői csapat hogyan vizsgálta felül sikeresen csapata értékesítési céljait.
6. Készíts heti és/vagy napi teendőlistákat!
Véletlen, hogy az üzleti élet egyik legelismertebb vezetője, Richard Branson krónikus listagyártó? Szerintünk nem. A Virgin America blogján bevallja, hogy „az életét listák készítésével tölti”.
Vegyünk példát Sir Richard könyvéből, és szokjunk hozzá olyan napi és heti teendőlisták vezetéséhez, amelyek összhangban vannak átfogó céljainkkal. Javasolt ezt minden nap vagy héten ugyanabban az időpontban tenni, lehetőleg este (a következő napra való felkészülésként), vagy első dolgunkként reggel. A legfontosabb céljainkhoz kapcsolódó tételekkel kezdjük, és ezeket ne szorítsuk háttérbe e-mailekkel vagy a semmiből felbukkanó dolgokkal. További tippeket találhatsz az Akcióterv készítése című cikkünkben.
7. Kövesd nyomon, dokumentáld és kommunikáld a haladást!
Amikor az elszántságunk lanyhul, semmi sem segít jobban visszanyerni a lendületet, mint egy kis áttekintés annak érdekében, hogy lássuk: haladunk-e vagy esetleg elmaradtunk valamivel. A céljainkhoz kapcsolódó időkerettől függően naponta, hetente vagy havonta ellenőrizzük, hogy meddig jutottunk, és adott esetben hogyan állunk a fontos teljesítménymutatók tekintetében.
Ne álljunk meg itt. Pontokba szedve dokumentáljuk megállapításainkat egy táblázatban, vagy egyetlen mondatban, amelyet a nap végén beírunk egy naplóba. Ha szükséges, tájékoztassuk a dolgok állásáról a vezetőnket és a csapattársainkat. Mindenki értékeli, ha folyamatosan tájékoztatják, továbbá így aktívan részt vehetünk az elvárások teljesítésében is.
8. A folyamat során gyűjtsd össze és építsd be a visszajelzéseket!
A cél eléréséhez aktívan kérjünk visszajelzést. Attól függően, hogy mi a cél, ez bármit jelenthet, attól kezdve, hogy megkérjük a vezetőnket, hogy hetente vagy havonta értékelje, hogyan teljesítünk, egészen addig, hogy anonim felméréseket végzünk az ügyfelek körében, vagy félrehívunk egy megbízható csapattársat, hogy kikérjük őszinte véleményét a munkánkról. Készüljünk fel arra, hogy jó és a rossz híreket egyarán hallunk majd, majd térjünk vissza az akciótervünkhöz. Van még valami, amit megtehetnénk, vagy módosíthatnánk a kapott visszajelzések alapján?
9. Köszönd meg másoknak az együttműködést és ünnepelj!
Amikor az akciótervünkben szereplő mérföldköveket teljesítettük, keressük meg azokat, akik segítettek nekünk abban, hogy eljussunk eddig, dicsérjük meg őket, és ünnepeljünk (őket és magunkat is!). Akár azt jelenti ez, hogy az irodában megütünk egy gongot és elmegyünk lazulni, akár azt, hogy tánclépéseket lejtünk a folyosón, csak rajta! Ez a fajta pozitív megerősítés lendületet ad a folytatáshoz, vagy elindít a következő cél felé.
No és még ha egy cél nem is sikerül, valószínűleg valami pozitív élményt azért szereztünk útközben. Találjuk meg, mi az, és örüljünk neki!
10. Összegezz, reflektálj és tanulj!
Mi történt itt? Akár teljesítjük a célt, akár nem, gondoljuk végig alaposan az egész folyamatot. Mit csinálnánk másképp, ha újra megtehetnénk? Mi ment jól? Mi volt kudarc? Mit tanultunk magunkról, a csapatunkról, az üzletágunkról?
Bizonyos körülmények között érdemes lehet ezeket a kérdéseket csapatként, a csapattársakkal együtt megvitatni – ez esetben szervezzünk megbeszélést. Készítsünk jegyzeteket, és osszuk meg a legfontosabb tanulságokat, hogy mindenki profitálhasson a tapasztalatokból. Ha a célon önállóan dolgoztunk, szánjunk időt arra, hogy megálljunk és elgondolkodjunk, mielőtt egyszerűen továbblépünk a következő célra. Írjunk a tapasztalatról egy jelentésben, egy mentornak vagy barátnak küldött e-mailben, vagy egy naplóban. Ez segít feldolgozni a történteket, és függetlenül az eredménytől jobb emberré és alkalmazottá válhatunk.
TOVÁBBI TIPPEK All Access Pass előfizetőknek, akik használják az Impact Platformot*:
További segítséget találsz…
…a csapatodhoz: A linken található cikkben többet olvashatsz erről: 9 vezetői segítségnyújtási forma és alkalmazási lehetőségeik.
…a vezetőtárshoz: A linken található cikkben többet olvashatsz erről: 5 stratégiai beszélgetés, amely segít hatékonyabban együttműködni a vezetőtársakkal.
…a vezetődhöz: A következő linken többet olvashatsz erről: 9 mondat a vezetőnkkel való bizalomépítéshez.
*All Access Pass előfizetőknek, akik használják az Impact Platformot:
Azok férnek hozzá a legtöbb linkeken található tartalmakhoz, akiknek All Access Pass előfizetésük van. A FranklinCovey All Access Pass rugalmas hozzáférést biztosít a FranklinCovey világszínvonalú tartalmaihoz, eszközeihez és technológiájához.
A FranklinCovey Impact Platform az az innovatív technológiánk, ami a tanulók igényeit szem előtt tartva terveztünk könnyen használhatóvá.
A platform lehetővé teszi a tanulók számára, hogy befogadják és azonnal alkalmazzák a tanultakat, így mérhető fejlődést érjenek el készségeik és képességeik terén.
További információk: www.franklincovey.hu/impact-platform és www.franklincovey.hu /all-access-pass
A cikk az Építőkockákban jelent meg.
KAPCSOLÓDÓ TARTALMAINK:
A kiemelkedően eredményes emberek 7 szokása
© FranklinCovey. Minden jog fenntartva.
További információért a témában, keress minket akár az office@franklincovey.hu címen!