Azok a vezetők, akiknek a csapata már évek óta távmunkában dolgozik, azt javasolják, hogy először is kerüljük el a csapdákat, amelyekbe kezdőként belesétálhatunk – például hogy mindenkinek állandóan legyen bekapcsolva a kamerája. (Ez azért nem jó, mert a csapat mikromenedzselve érezheti magát, és vagy elvesztjük a bizalmukat, vagy fellázadnak.)
Érdemes ehelyett inkább olyan csapaterősítő gyakorlatokat követnünk, amelyeket kifejezetten a távmunka követelményeihez fejlesztettek ki. Ilyenek például az alábbiak:
1. Illesszünk be társalgásra szánt időt és kiscsoportos feladatokat a már meglévő meetingekbe!
A negatív értékelésre adott reakciónk éppúgy árthat a hitelességünknek, mint maga az értékelés. Kerüljük a pletykát és Ha távmunkában dolgozunk, a videómeetingek azon ritka alkalmak közé tartoznak, amikor élőben (pontosabban a képernyőn) találkozhatunk a munkatársainkkal. Ha azonban ezek a meetingek valójában száraz, unalmas webináriumok, amelyeken egy-két ember előad, a többiek pedig bóbiskolnak, aligha meglepő, ha a csapat figyelme és lelkesedése idővel ellankad.
A meetingek vezetésére vonatkozó jó gyakorlatok mellett bevezethetünk olyan elemeket, amelyek az emberi oldalunkat mutatják meg, például:
Becsekkolás a 1-on-1-ok elején. Ezeknek a rendkívül fontos alkalmaknak az elején rászánhatunk 5–10 percet, hogy emberi kapcsolatot alakítsunk ki. Kérdezzük meg a másikat, hogyan érzi magát általában, ill. a távmunkával kapcsolatban (pl.: „Milyennek érzed a stressz-szintedet?”, „Mi jelenti számodra a legnagyobb kihívást a távmunkában?”, vagy „Hogy mennek a dolgok, amióta a gyerekek is otthon vannak?”)
Társalgási idő a csapatmeetingek első 5–10 percében. Adjunk lehetőséget a meetingek elején a csapatnak a kötetlen társalgásra: milyen volt a hétvégéjük, vagy mivel töltik meg legszívesebben a hűtőszekrényüket, amikor otthonról dolgoznak. Minket is meg fog lepni, mennyivel hatékonyabban fog utána menni a meeting többi része!
Kiscsoportos különszobák a nagyobb meetingeken. Ha a meetingen több mint heten vesznek részt, könnyen a „webináriumhatás” csapdájába eshetünk. Ha két-három fős kisebb csoportra osztjuk az embereket (a legtöbb videókonferencia-programnak van „különszoba” opciója), majd megkérjük őket, hogy osszák meg a fontosabb pontokat, azzal mindenkit bevonunk. Ehhez természetesen fontos, hogy a megszokottnál alaposabban tervezzünk – a csapattagok azonban hálásak lesznek érte.
2. Javasoljunk és tartsunk fenn csatornákat a társalgás és a mentálhigiéné céljára!
A távmunkában dolgozó csapattagok nem futhatnak össze egymással a kávéfőző körül, a társalgóban, a folyosón vagy az étkezőben. A társas kapcsolódás azonban segít fenntartani a kiváló munkavégzéshez szükséges pszichológiai jóllétet.
Ha a szervezetünk használ valamilyen chatalkalmazást – pl. Slack, Microsoft Teams vagy a Basecamp Campfire appja –, akkor ezeken belül létrehozhatunk csoportokat, hogy történeteket, hangulatjeleket, bátorító szavakat osszunk meg egymással – függetlenül attól, melyikünk hol dolgozik.
A lényeg, hogy létrehozzunk egy online teret kizárólag a társas kapcsolódás céljára – például egy #társalgás, #random vagy #csakúgy csatornát, vagy éppen egy #lelkiegeszseg vagy #Home Office tippek nevűt, amelyeken a csapattagok megoszthatják a távmunka kihívásaival (mint az elszigeteltség vagy a munka-magánélet elhatárolása) kapcsolatos ötleteiket. Ezzel igazából felhatalmazást adunk az embereknek a megosztásra, és azt kommunikáljuk, hogy nem kell aggódniuk amiatt, hogy az ilyen tevékenységekkel esetleg félbeszakítják a másik munkáját, lustának tűnnek, vagy éppen leszívják mások energiáját a beszélgetéssel. Azt az üzenetet sugalljuk vele, hogy a társas kapcsolódás – a megfelelő mértékben – örömmel látott tevékenység, amely az egészséges és hatékony távmunkakultúra szerves része.
Csapatvezetőként fontos, hogy időről időre mi is részt vegyünk ezekben a tevékenységekben – máskülönben úgy tűnhet, mintha úgy gondolnánk, hogy a csapattagok csak az idejüket fecsérlik. (És ha esetleg megfordul ilyesmi a fejünkben, ne feledjük: a társas kapcsolódás a bizalomépítés fontos összetevője.)
3. Vezessünk be online játékokat – amelyekre a csapatunk sem húzza a száját!
A csapatépítést lehet úgy is szervezni, hogy az ne legyen kínos és erőltetett. Dobjuk fel a hangulatot néhány olyan online játékkal, amelyek valóban szórakoztatóak a távmunkában dolgozóknak! Példák:
A hét fényképe. Válasszunk egy témát! Ez lehet pl. a legrendesebb/legrendetlenebb munkaasztal, állatok vagy gyerekek, amint félbeszakítják a munkát, vagy extrém közeli fotók, amelyekről ki kell találni, mit ábrázolnak. Ezután kérjük meg a csapattagokat, hogy mindegyikük osszon meg egy-egy ilyen fényképet. Ha belefér, még versenyt is rendezhetünk, amelyben mindenki szavaz a kedvenc fényképére.
GIF-csata. Válasszunk egy témát, és adjunk a csapattagoknak pár percet, hogy keressenek egy hozzáillő GIF-et! Ha nincs ötletünk (vagy elegendő időnk), használhatjuk ezt a Trello-sablont. template from Trello
Valami nagyon jó. Kérjünk meg mindenkit, hogy osszon meg valami nagyon jót, amit az elmúlt héten látott vagy tapasztalt! Hangulattól függően változatokat is kitalálhatunk (pl. „valami inspiráló”, „valami, amit tanultam”, „valami furcsa” stb.).
Lejátszási listák. Ha a csapatunk zenére szokott dolgozni, örömet szerezhet nekik, ha heti egy-két alkalommal megoszthatják egymással a zenelistáikat. Érdekes és szórakoztató megismerni a munkatársaink zenei ízlését – és egy időre a szó szoros értelmében azonos hullámhosszra hoz minket. A lejátszási listákat akár bizonyos témák (pl. „stresszűző” vagy „pörgős”) köré is szervezhetjük, de véletlenszerűen is összeválogathatjuk, hogy váltogathassunk a csapattagok kedvencei között.
4. Iktassunk be (akár más meetingek helyett is) alkalmakat a társas kapcsolódásra és a közös tanulásra!
A hitelességünk helyreállításának kulcsfontosságú része, hogy valóban jó irányban változtassunk. Egy írásban rögzített, kÁlljon meg a menet – még több meeting? Nos, nem egészen. Ne feledjük: amikor otthonról dolgozunk, akkor nem tudunk együtt kávézni, ebédelni vagy tanulni, esetleg beszélgetni az új munkatársakkal a folyosón. A tanulásközpontú, társalgásokkal bővített meetingek ellensúlyozhatják ezeket a kimaradt lehetőségeket.
A már meglévő meetingekbe illesztett minitársalgások (l. 1. pont) mellett a következőket tehetjük, hogy a csapattagok mélyebben kapcsolódhassanak egymáshoz:
A törölt stand-up meetingek idejére tegyünk be társalgási meetingeket! Mi van akkor, ha az a csütörtöki projektmeeting mégsem szükséges? Ahelyett, hogy törölnénk, átalakíthatjuk kötetlen társalgási alkalommá. Indítsunk kapcsolatteremtő kérdésekkel (pl. „Mit olvasol/nézel mostanában?”, „Mi volt az első munkád?”, vagy „Mi a kedvenc kirándulóhelyed az otthonod közelében?”). Egy másik lehetőség: delegáljuk az indítást a csapattagoknak, és figyeljük meg, milyen kérdéseket találnak ki a munkatársaik számára!
A többi csapatvezetővel együttműködve rendezzünk ismerkedős videóbeszélgetéseket a csapattagoknak! Például havonta egyszer megszervezhetünk egy 30 perces alkalmat egy három-öt főből álló, véletlenszerűen összeválogatott csoportnak. A csapattagok így megismerik a csapaton kívüli munkatársakat, és szélesítik a kapcsolati hálójukat, ami hosszú távon megkönnyíti a csapatok közti együttműködést.
Teremtsünk alkalmat a csoportos tanulásra! Előfordulhat, hogy az egyik beosztottunk szeretne valami újat tanulni pl. egy szoftverről, a szervezeti diverzitásról és befogadásról vagy az emberközpontú dizájnról. Esetleg vannak, akik sokat olvasnak, és örülnének egy olvasókörnek, amely a szervezetünk szakmai tevékenységéhez kapcsolódik. Szervezhetünk – vagy támogathatjuk, hogy valaki más szervezzen – rendszeres videómeetingeket, amelyek során a csapattagok megbeszélik a tanulási céljaikat és a haladásukat, tanítják egymást, és közösen gyakorolják a megtanult készségeket.
Tartsunk virtuális szülinapi bulit! Ha különösen ünnepi hangulatban vagyunk, akár még valami finomságot is rendelhetünk az ünnepeltnek, amelyet az összejövetel alatt elfogyaszthat. Megkérhetjük a csapattagokat, hogy osszák meg a legkedvesebb vagy legviccesebb emléküket az ünnepeltről. Ha pedig a csapat túl nagy ahhoz, hogy mindenkit külön-külön megünnepeljünk, szervezhetünk havi alkalmakat is, amelyeken közösen felköszöntjük azokat, akik az adott hónapban születtek.
5. Kérjük meg a csapattagokat, hogy proaktívan osszák meg a távmunkában alkalmazott gyakorlataikat (és osszuk meg mi is)!
Amikor az irodán kívül dolgozunk, nem láthatjuk, hogy Sándor éppen fejhallgatót visel, és ezzel jelzi, hogy most ne zavarjuk, vagy hogy Petra valóban keményen dolgozik – annyira, hogy most nem tud válaszolni az e-mailünkre. A nonverbális jelzések hiánya akadozó kommunikációhoz vezethet, és félreértéseket, szükségtelen konfliktusokat okozhat.
Jó hír, hogy ha tisztázzuk a csapatunkkal, hogy kinek milyen preferenciái és szokásai vannak a távmunkában, azzal már lefektettük az alapokat az eredményes és körültekintő társas kapcsolódáshoz. Ezekről akár még szórakoztató is lehet beszélgetni. Próbáljuk ki, hogy egy csapatmeeting során megbeszéljük őket, vagy kérjük meg a csapattagokat, hogy adjanak rövid „használati útmutatót” magukról egy közös csatornán. Ezek többek közt a következő információkat tartalmazhatják:
- időzóna (ha a csapat földrajzilag szét van szórva);
- jellemző idősáv, amikor dolgozik (beleértve a kezdést, a befejezést, valamint az ebédszünetet és a kisebb szüneteket);
- „ne zavarj”-idősávok (ez különösen fontos azok számára, akiknek a munkája mély koncentrációt igényel);
- a kommunikáció előnyben részesített csatornái (pl. direkt üzenet a sürgős teendőknek, e-mail a visszajelzések kéréséhez);
- korábbi tapasztalatok a távmunkáról és/vagy tippek az eredményes távmunkához;
- jelenlegi kihívások és/vagy egyéb külső tényezők (pl. a gyerekek is otthon vannak, amit fontos összehangolni a munkával).
Emellett kérjük meg a csapatunkat, hogy rendszeresen frissítsék az online státuszukat (és tegyük mi is ezt)! Ez egyszerű és eredményes módja annak, hogy követni tudjuk egymás időbeosztását és munkáját.
© 2021 FranklinCovey. Minden jog fenntartva.
További információért a témában, keress minket akár az office@franklincovey.hu címen!
Hasonló cikkek olvashatóak a Jhana portálon.
