George Orwell „1984” című disztópikus regényében a kormány a fontos információkat egy „emlékezetlyukba” süllyeszti, ahol örökre eltűnnek. Azok a csapatok, akik nem tartják magukat a meetingen megbeszéltekhez, hasonlóképpen tesznek. Ha a meetingeket nem követi cselekvés, hatástalanná válnak – ez pedig további problémákhoz vezethet: az emberek nem figyelnek, vagy akár részt se vesznek a meetingen.
Mi állhat a háttérben?
- A meetinget követően a résztvevők megfeledkeznek a vállalásaikról.
- A meeting során nem osztják ki megfelelően a feladatokat.
- A munkafolyamattal és a határidőkkel kapcsolatos elvárások tisztázatlanok.
- Nincs kijelölt felelőse annak, hogy a csapat munkája terv szerint haladjon.
- Nincsen következménye annak, ha valaki nem teljesíti a vállalásait.
A csapattagok nem tartják fontosnak a feladatokat, vagy túl elfoglaltak ahhoz, hogy foglalkozzanak velük.
Hogyan kezeljük a problémát?
A meeting során:
1. A feladattal együtt rögzítsük annak határidejét is! Megbeszélés közben írjuk fel a kijelölt határidőket egy táblára. Ha nem személyesen zajlik a meeting, jelöljünk ki valakit, aki a kiosztott feladatoknak megfelelően frissíti a csapat naptárát.
2. A lehető legpontosabban jelöljük ki a határidőket! Kerüljük a félreérthetőséget! Ahelyett, hogy „A következő hét második felére készítsd el a harmadik negyedéves értékelést”, inkább próbáljuk ki a következőt: „Kérlek, küldd el nekem a harmadik negyedéves értékelést június 3-án délután 5 óráig”.
3. Magyarázzuk el, melyik feladat miért fontos! Mindenki elfoglalt, és meglehet, hogy néhány ember lerázza magáról azokat a feladatokat, amelyeket kevésbé tart fontosnak. Próbáljunk meg minden feladatot egy olyan célhoz kapcsolni, amely a csapat vagy akár az egész szervezet számára is kulcsfontosságú.
4. A csapattagok szóban is kötelezzék el magukat! Az emberek nagyobb eséllyel valósítják meg a feladataikat, ha az egész csapat előtt szóban is felelősséget vállaltak értük. Egy bólintás nem mindig elegendő. Ideális esetben arra a kérdésre, hogy „Alex, tudod vállalni, hogy tartod ezeket a határidőket?”, azt a választ fogod kapni, hogy „Igen, mindennel kész leszek szerdáig”.
5. A felelős nélkül maradt feladatokat még a meeting vége előtt osszuk ki! Ha egy feladatnak nincs kijelölt felelőse, szinte biztos, hogy el fog felejtődni. Még ha a munkafolyamat nagy részét meg is beszéltük, a meeting vége előtt mindenképp győződjünk meg arról, hogy az összes feladathoz tartozik egy név és egy határidő.
6. Zárjuk a meetinget a számonkérhetőség jegyében! „Rendben, köszönöm mindenkinek a mai megbeszélést. Fókuszáljunk az e heti határidők tartására, hogy az új termékváltozat időben megjelenhessen. Mint tudjuk, ez a szervezet egyik legfőbb prioritása ebben a negyedévben.”
A meetinget követően:
7. Küldjünk összegző e-mailt rögtön a megbeszélés után! Ez az e-mail tartalmazzon egy rövid összefoglalót az értekezleten elhangzottakról és egy pontos listát arról, ki milyen feladatokat vállalt. Minden feladat mellett tüntessük fel az adott feladatért felelős egyén nevét és a hozzá tartozó határidőt – félkövérrel.
8. Akinél szükséges, személyesen is kövessük a vállalásokat! Hasznos lehet, ha személyesen győződünk meg arról, hogy azok a csapattagok is terv szerint haladnak, akikről úgy gondoljuk, hogy nem feltétlenül veszik ki a részüket a munkából. Ennek legegyszerűbb módja, ha megkérdezzük az adott személyt, hogy minden világos-e a számára. Például: „Szia Janka, azért írok, hogy érdeklődjek, van-e esetleg kérdésed a pénteken esedékes saleselőadásról.” A határidő előtt néhány nappal – ha továbbra is kétségeink vannak – kiegészíthetjük ezzel: „Szia Janka, minden a megbeszéltek szerint halad a pénteki saleselőadással? Szólj, ha bármiben tudok segíteni. Köszönöm.”
9. A feladatokat vezessük online! Amint a feladatok online is követhetőek, az „elfelejtettem” többé nem lehet kifogás. Egy másik előnye, hogy az online teendőlisták eleve világossá teszik a határidőket, így a kérdések nem árasztják el a postafiókodat.
10. Jelöljünk ki projektfelelőst! Ha túl elfoglaltak vagyunk, kijelölhetünk valakit, aki nyomon követi a csapat munkafolyamatát. Ez a kolléga felel majd a feladatok mindennapos koordinációjáért, ránk pedig mindössze az emlékeztetők kiküldése marad. Ha a feladatok több csapat bevonódását igénylik, mindegyik csapathoz rendeljünk egy-egy projektfelelőst!
11. Ha a teljesítmény csökken, járjunk utána! Bármilyen kitartóan is próbálkozunk, lehet, hogy valakinél félrecsúszik a folyamat. Igyekezzünk megérteni, mi történhetett. Biztos, hogy az adott személy hibázott? Visszajelzéseken keresztül kommunikáljuk az elvárásainkat, és dolgozzunk ki egy tervet a hasonló problémák megelőzésére!
© 2022 FranklinCovey. Minden jog fenntartva.
További információért a témában, keress minket akár az office@franklincovey.hu címen!
Hasonló cikkek olvashatóak a Jhana portálon.
