Mutatunk egy nagyon jó módszert. A következő meeting zárásaként vegyük sorra a vállalásokat!
Mit csináljunk?
A meetingek eredményességének egyedüli mércéje az, hogy mit érünk el velük. Ha szánunk néhány percet arra, hogy mindenki megfogalmazza a vállalásait – megvalósítható, határidőhöz kötött, világosan körülhatárolt feladatokat –, az megalapozza a számonkérhetőséget a csapatban. Emellett azt is biztosítja, hogy egy feladat se maradjon gazdátlanul (vagy éppen duplikálódjon), és mindenki úgy távozzon a megbeszélésről, hogy tisztában van a következő lépésekkel.
Hogyan csináljunk?
1. A meeting végén menjetek egy kört, amelyben minden csapattag röviden összefoglalja a feladatait! Eközben figyeljünk rájuk, és vegyük észre, ha nem egyértelmű, hogy mi a feladat célja, ki a felelős érte, vagy mikorra esedékes. Egy-egy csapattagra maximum fél perc jusson! Ha a kör mégis több időt vesz igénybe, az annak lehet a jele, hogy egy vagy több csapattag feladatai nem elég világosak, ez pedig jelentősen csökkenti a sikeres megvalósítás esélyét.
2. Készítsünk listát a vállalásokról, és a meeting után osszuk meg a csapattal!
Egy vállalás legyen tömör, kezdődjön igével, és jelöljön meg egy határidőt. Például:
- Jakab: Csütörtök reggelig készítek egy mintát a weboldal új dizájnjához.
- Mária: A hét végéig megfogalmazom a vásárlói üdvözlőlevél szövegét.
- Konrád: A következő megbeszélésig utánanézek egy új számlázóprogramnak.
3. Szervezzünk egyéni utánkövető megbeszéléseket offline. Noha a csapatmegbeszélésen már rögzítettük a vállalásokat, vezetőként felelősséggel tartozunk azért, hogy a csapatunk tagjai terv szerint haladjanak a feladataikkal, és időben elkészüljenek velük. Igény szerint ütemezzünk be egyéni megbeszéléseket az esetleges akadályok elhárítása céljából!
4. Ha a csapatnak állandó nehézséget okoz a feladatok meghatározása, érdemes újragondolnunk a meetingeket.
Egy meeting után világosak kell hogy legyenek a megteendő lépések. Ha mégsem tudjuk egyértelműen kijelölni ezeket, akkor távolabbról érdemes megközelítenünk a problémát. Két gyakori hibaforrás:
- Az elvégzendő munkát nem bontottuk le olyan részfeladatokra, amelyek mentén a csapat el tud indulni. Ha ez a helyzet, akkor folytatni szükséges a meetinget.
- Bárhogy gondoljuk is végig, nem tudjuk definiálni a következő lépéseket. Ebben az esetben a meeting alighanem szükségtelen volt, és egyszerűbb lett volna e-mailben lebonyolítani.
Hogyan lehet ezt hosszútávon fenntartani? Folytatás a linken:
Mit tegyünk, ha a csapattagok nem teljesítik a meetingen megbeszélteket?
© 2022 FranklinCovey. Minden jog fenntartva.
További információért a témában, keress minket akár az office@franklincovey.hu címen!
Hasonló cikkek olvashatóak a Jhana portálon.
