Hogyan fogadjunk a visszajelzést?
Vannak emberek, akik képtelenek elfogadni a dicséretet. Néhányan nem bírják a kritikát. Nagy kár, mert a visszajelzések finom kezelésének elsajátítása elengedhetetlen ahhoz, hogy elnyerjük kollégáink tiszteletét, fejlődjünk a munkánkban, valamint jobban megértsünk másokat. Szerencsére bárki megtanulhatja, hogyan fogadja jól a visszajelzéseket. Csak kövessük az alábbi lépéseket a pozitív és a fejlesztő visszajelzések fogadásához.
Pozitív visszajelzés fogadása:
1. Hallgasd meg!
A legtöbb ember csupa fül, amikor pozitív visszajelzést kap. De ha ez ránk nem igaz, és a dicséret kellemetlen érzéssel tölt el bennünket, próbáljunk udvariasak lenni az illetővel úgy, hogy osztatlan figyelmet szentelünk neki. Időt és erőfeszítést igényel mások teljesítményének és hozzájárulásának megfigyelése és elismerése, és a visszajelzéseket nem szabad figyelmen kívül hagyni vagy elhárítani.
2. Mosolyogj és tarts szemkontaktust!
Mások élvezik, hogy feldobják a napodat. Ráadásul a pozitív testbeszéd arra ösztönzi az illetőt, hogy a jövőben még több pozitív visszajelzést adjon neked.
3. Köszönd meg!
Ez a lépés kulcsfontosságú. Ha olyan típusok vagyunk, akik azt szokták mondani: „Semmiség volt”, vagy „Valójában azt hittem, hogy elszúrtam” ─ ne tegyük! Az ilyen kijelentésekkel nemcsak saját kemény munkánkat és hitelességünket ássuk alá, hanem a másik személyt is kellemetlen helyzetbe hozzuk, amiért megdicsért bennünket. Ezzel szemben, ha olyanok vagyunk, akik meglovagolnánk a dolgot (pl. „Tényleg? Úgy gondolod?”), akkor fogjuk vissza magunkat, és maradjunk az egyszerű, szívből jövő köszönetnél.
4. Adott esetben kérj fejlesztő jellegű visszajelzést is!
Olykor egy-egy pozitív visszajelzés remek lehetőséget nyújt arra, hogy további információkat szerezzünk. Használjuk ki!
„Köszönöm, Doug. És ha már a témánál vagyunk, van valami, amit jobban is csinálhattam volna? Szeretném finomítani a megközelítésemet a következő alkalomra.”
5. Dokumentáld a visszajelzést!
Rendszeresítsünk egy dokumentumot vagy táblázatot a kapott visszajelzések nyomon követésére (vagy ha gyakran kapunk ilyesmit e-mailben, hozzunk létre egy külön mappát). Nézzük vissza, amikor szükségünk van egy kis feltöltődésre, vagy hogy emlékeztessük magunkat arra, hogy mit szükséges folytatnunk. Akkor is jól jön majd, ha a szervezetnél évente teljesítményértékelést tartanak; máris kéznél lesznek a konkrét visszajelzések, amelyekből kiderül, mások szerint milyen nagyszerű munkát végzünk.
6. Értékeld a visszajelzést!
Fontos eldöntenünk, hogy a visszajelzések alapján cselekszünk-e vagy sem. Néha nincs rá szükség ─ végül is ez csak egy ember véleménye. Hogy kiderítsük, kérdezzük meg magunktól: megbízható forrásból érkezett a visszajelzés? Dicsért-e az illető valamit, ami másoknak is tetszik a viselkedésünkkel vagy a munkánkkal kapcsolatban? Találónak és őszintének tűnik, vagy az illető csak hízelegni akart nekünk, esetleg valami másra akart rávenni bennünket?
7. Adott esetben tedd többször azt, amit az illető dícsér!
Ha úgy döntünk, hogy a visszajelzés érvényes, akkor dönthetünk úgy, hogy többször tesszük azt, amit az illető elismert.
Legyünk különösen éberek, ha a viselkedés, amelyre visszajelzést kaptunk új vagy szokatlan volt számunkra. Kérdezzük meg magunktól:
- Mit szoktam helyette csinálni?
- A tipikus megközelítésem vagy hozzáállásom olyasmi, amit megpróbálhatnék fokozatosan megszüntetni vagy megváltoztatni?
- Vannak más alkalmak és módok is arra, hogy a megdicsért viselkedést gyakoroljam?
Ha nem vagyunk biztosak benne, hogy egy régi viselkedést újjal kell-e helyettesítenünk, kérdezzünk rá. Az illető valószínűleg örülni fog, hogy megértettük az üzenetet.
„Robert, köszönöm a dicséretet. Szeretnéd, ha ezt a megközelítést használnám a többi ügyféllel folytatott beszélgetések során?”
Fejlesztő visszajelzés fogadása:
1. Légy együttérző a másik emberrel!
Az illető nem mondaná el nekünk, hogy szerinte dolgoznunk szükséges a projektmenedzsment-készségeinken, vagy hogy nem kellene annyira dominálnunk a megbeszéléseket, ha ez nem lenne fontos neki vagy a cégnek. Ezt tartsuk szem előtt, miközben hallgatjuk őt, és legyünk elnézőek az illetővel, ha a visszajelzés nem tökéletesen megfogalmazott.
2. Tekintsd a helyzetet tanulási lehetőségnek!
Ha ezt az élményt ritka lehetőségnek tekintjük arra, hogy megtudjuk, hogyan látnak bennünket mások, valamint fejlesztjük magunkat, akkor kevésbé lesz fájdalmas, és egyszersmind sokkal eredményesebb lehet.
3. Tartsd meg a pozitív testbeszédet!
A testbeszédünk legalább annyira ─ ha nem jobban ─ közvetíti az érzelmeiket, mint a szavaink. Legyünk nagyon tudatosak abban, hogy a fizikai reakcióink nyugodtak, nyitottak és bátorítóak maradjanak. Mosolyogjunk! Vegyük fel a szemkontaktust. Bólintsunk, ha szükséges. Még ha belül kimerültnek is érezzük magunkat, fontos jeleznünk, hogy hallani akarjuk, amit az illető mondani szeretne. Ráadásul, ha fizikailag nyitottak maradunk, akkor még nyitottabbnak érezhetjük magunkat.
4. Figyelj oda!
Ez sokkal egyszerűbbnek hangzik, mint amilyen valójában. Lehet, hogy azon kapjuk magunkat, hogy elzárkózunk, vagy félbeszakítjuk a másikat, hogy megvédjük magunkat. Igyekezzünk elkötelezettek maradni, és hallgassuk meg a másik személyt. Tartozunk másoknak azzal a szakmai udvariassággal, hogy meghallgatjuk a visszajelzést, amelynek előkészítésére valószínűleg időt és energiát fordítottak.
5. Ha szükséges, kérj időt a visszajelzés feldolgozására!
Teljesen elfogadható, hogy időt szánjunk arra, hogy megemésszük a hallottakat, és átgondoljuk a következő lépésünket. Ha a visszajelzés különösen érzelmes vagy hosszadalmas, akár azonnal kérhetünk egy kis szünetet is (pl.: „Ez sok információ, szeretnék öt perc szünetet kérni, utána pedig visszatérnék, hogy meghallgassam a többi visszajelzést.”).
Egy másik lehetőség, hogy megvárjuk, amíg az illető befejezi, majd időt kérünk, hogy átgondoljuk a visszajelzést. A további megbeszélésekhez beütemezhetünk egy későbbi alkalmat is.
„Köszönöm az őszinte visszajelzést, Niki. Ez sok gondolkodnivalót ad nekem. Megfelelő lenne számodra, ha holnapra kitűznék egy utólagos megbeszélést, így lenne időm átgondolni, amiről beszéltünk?”
6. Nyugtázd
A nyugtázás és az egyetértés két különböző dolog. Az utóbbira nem vagyunk kötelezve, de az előbbi azt mutatja, hogy olyan szakemberek vagyunk, akik elkötelezettek a különböző vélemények meghallgatása iránt.
Ami a köszönetnyilvánítást illeti, nem biztos, hogy ez lesz az első dolog, amihez kedvünk támad. De tegyük meg. Később örülni fogunk, hogy a helyes utat választottuk. Ráadásul tényleg tartozunk egy köszönettel annak, aki visszajelzést ad nekünk. A fejlesztő visszajelzéshez bátorság kell, valamint idő és alapos megfontolás.
- „Köszönöm, hogy őszinte voltál. Már értem, miért lehetett ez a benyomásod.”
- „Korábban nem gondoltam erre így. Köszönöm, hogy megosztottad a véleményedet.
- „Ezt érdemes megfontolni. Köszönöm, hogy szóltál.”
A tapasztalt vezető, Rie Langdon leírja, mit tett annak érdekében, hogy ne csak a jó dolgokról halljon, hanem a nehezebb visszajelzéseket és híreket is megkapja.
7. Tégy fel tisztázó, nem konfrontatív kérdéseket!
Kérdezzünk a hallottak alapján, és ne azért, hogy magyarázkodjunk. Ne feledjük, hogy a hangnem a legfontosabb: törekedjünk arra, hogy kíváncsiak és nyitottak legyünk, ne pedig követelőzőek és ingerültek.
Gyenge: „Szóval szerinted az én részem a riportban gyenge volt, annak ellenére, hogy az ügyfél azt mondta, hogy tetszett neki?”
Jobb: „A riport mely területeit találtad a leggyengébbnek? Néhány példa segítene jobban megérteni a nézőpontodat.”
8. A visszajelzés után szánj 24 órát az értékelésére!
A kemény visszajelzések fájnak, néha annyira, hogy elveszítjük minden objektivitásunkat. A hallottak értékelésére adjunk magunknak 24 órát.
Ha egy kicsit eltávolodunk, talán rájövünk, hogy az illetőnek igaza volt. Vagy lehet, hogy a helyzet hatalmi dinamikája és a politika miatt cselekednünk kell, ha meg akarjuk őrizni a hitelességünket ─ vagy komolyabb esetben az állásunkat! Ezzel szemben dönthetünk úgy is, hogy a visszajelzés nem volt megalapozott vagy igazságtalan, vagy túl sok más prioritással kell foglalkoznunk ahhoz, hogy ezt a kérdést felvegyük a fejlesztési tervünkbe.
9. Dokumentáld a visszajelzést!
Akár egyetértünk a visszajelzéssel, akár nem, lehetőleg egy helyen dokumentáljuk. Így rögzíthetjük a részleteket, amíg még friss az élmény. Emellett idővel képesek leszünk arra is, hogy a kapott visszajelzésekben tendenciákat fedezzünk fel.
10. Szükség esetén készíts tervet a visszajelzések alkalmazására!
Ha a visszajelzés érvényesnek és hasznosnak tűnik, gondoljuk át, hogyan alkalmazhatjuk, amit megtudtunk. Tegyük fel például, hogy a vezetőnk azt mondja, hogy szerinte a prezentációs készségeink gyengék. Készíthetünk egy listát a probléma orvoslásához szükséges teendőkről, például arról, hogy részt veszünk egy nyilvánosbeszéd kurzuson, mindig visszajelzést kérünk a PowerPoint-diasorunkról, mielőtt előadnánk, és gyakorló előadásokat tartunk a barátainknak. Mit lenne szükséges először megtennünk? Mi az, ami könnyen beilleszthető az időbeosztásunkba? Minek lesz a legnagyobb hatása? Tervezzünk ennek megfelelően.
11. Hajtsd végre!
Néhány ritka esetben a visszajelzés elfogadása nem opcionális (például, ha zaklatsz valakit a munkahelyeden, és a vezetőd azt mondja, hogy hagyd abba). De a legtöbb helyzet nem ennyire egyértelmű.
Hacsak a visszajelzés nem tűnik teljesen célját tévesztettnek, általában érdemes más megközelítést vagy viselkedést kipróbálni. Csak nézzük meg, mi történik. Lehet, hogy rájövünk, hogy jobban illik hozzánk, mint vártuk, vagy hogy csak azért álltunk ellen, mert azt szerettük volna, hogy igazunk legyen, vagy mert féltünk a változástól. És ha nem válik be, legalább kipróbáltunk valami újat, és eközben bővítettük a tudásunkat arról, hogyan hozzuk ki magunkból a legtöbbet.
12. Kövesd nyomon!
Ha tudatjuk a visszajelzést adó személlyel, hogy dolgozunk az ügyön, az azt mutatja, hogy motiváltak és fogékonyak vagyunk. Azt is jelzi, hogy a jövőben is nyitottak vagyunk a visszajelzésekre.
„Kata, csak azt akartam, hogy tudd: komolyan vettem a visszajelzésedet, és azon dolgozom, hogy az e-mailjeim rövidek és lényegre törőek legyenek. Kérlek, tudasd velem, ha az e-mailek, amelyeket ezen a héten küldök, könnyebben kezelhetőek számodra, vagy ha egyéb javaslataid vannak, hogyan javíthatnám őket. Köszönöm!”
TOVÁBBI TIPPEK All Access Pass előfizetőknek, akik használják az Impact Platformot*:
További segítséget találsz…
…a csapatodhoz: A linken található cikkben többet olvashatsz erről: 9 vezetői segítségnyújtási forma és alkalmazási lehetőségeik.
…a vezetőtárshoz: A linken található cikkben többet olvashatsz erről: 5 stratégiai beszélgetés, amely segít hatékonyabban együttműködni a vezetőtársakkal.
…a vezetődhöz: A következő linken többet olvashatsz erről: 9 mondat a vezetőnkkel való bizalomépítéshez.
*All Access Pass előfizetőknek, akik használják az Impact Platformot:
Azok férnek hozzá a linkeken található tartalmakhoz, akiknek All Access Pass előfizetésük van. A FranklinCovey All Access Pass rugalmas hozzáférést biztosít a FranklinCovey világszínvonalú tartalmaihoz, eszközeihez és technológiájához.
A FranklinCovey Impact Platform az az innovatív technológiánk, ami a tanulók igényeit szem előtt tartva terveztünk könnyen használhatóvá.
A platform lehetőve teszi a tanulók számára, hogy befogadják és azonnal alkalmazzák a tanultakat, így mérhető fejlődést érjenek el készségeik és képességeik terén.
További információk: www.franklincovey.hu/impact-platform és www.franklincovey.hu /all-access-pass
A cikk az Építőkockákban jelent meg.
KAPCSOLÓDÓ TARTALMAINK:
A kiemelkedően eredményes emberek 7 szokása
© FranklinCovey. Minden jog fenntartva.
További információért a témában, keress minket akár az office@franklincovey.hu címen!