A 9 szokás összefoglalása
„A legtöbb dolog, amit mondunk és teszünk, nem lényeges. Ha ezeket ki tudod iktatni, több időd marad és nyugodtabb leszel. Minden pillanatban kérdezd meg magadtól: ’Szükséges ez?’” – Marcus Aurelius, római császár
Először is nézzük meg, miről is szól valójában a teljesítőképesség: olyan szokások kialakításáról, amelyek segítenek megszervezni és egyszerűsíteni az életünket, kézben tartani a dolgokat, és biztosítani, hogy a feladatok valóban el legyenek végezve.
Kiválasztottunk 9 szokást, amelyek a teljesítőképesség fejlesztésének alapját képezik.
Bátran válasszuk ki azokat, amelyek az egyéni stílusunknak megfelelnek, és összpontosítsunk ezek elsajátítására. E szokásokat lehetőleg egyenként sajátítsuk el, vagy legfeljebb egyszerre 2-3 szokással foglalkozzunk. Koncentráljunk minden egyes szokásváltoztatásra 30 napig, majd térjünk át a következőre. Ez okozhat némi nehézséget, de a szokások hosszú távon jobban rögzülnek, ha egyszerre csak egyre vagy kettőre koncentrálunk. Egy év alatt pedig mindegyiket elsajátíthatjuk. Egy év alatt teljeskörűen szervezetté és eredményessé válni nem is olyan rossz teljesítmény!
Vessünk egy pillantást mind a 9 szokásra, mielőtt részletesebben megvizsgálnánk őket.
1. Rögzítsd a teendőidet!
Vigyünk magunkkal egy kis jegyzetfüzetet (vagy bármilyen rögzítésre alkalmas eszközt, ami nekünk megfelel), és írjunk le minden feladatot, ötletet, projektet vagy egyéb információt, ami eszünkbe jut. Rögzítsünk mindent papírra, hogy ne felejtsük el. A rögzítéshez válasszunk nagyon egyszerű, hordozható, könnyen használható eszközt: egy kis jegyzetfüzet vagy egy kis köteg kartonlap előnyös lehet, egyszerűen azért, mert sokkal könnyebb használni és magunkkal vinni, mint egy PDA-t vagy notebook-ot. Minél egyszerűbb az eszköz, annál jobb! Amikor hazaérünk az lakásunkba vagy az irodába, vezessük át a jegyzeteinket a teendőlistára.
2. Dolgozd fel az információkat!
Hozzunk gyors döntéseket a postafiókba beérkező dolgokról – ne halogassuk őket! A döntések halogatásának legbiztosabb jele, ha hagyjuk felhalmozódni őket. Legalább naponta egyszer dolgozzuk fel a bejövő postánkat (e-mail, fizikai posta, hangposta, jegyzetfüzet), szükség esetén gyakrabban is. Feldolgozáskor haladjunk felülről lefelé, döntést hozva minden egyes tételről: végezzük el (ha nem tart tovább 2 percnél), dobjuk ki, delegáljuk, iktassuk, vagy tegyük fel a teendők listájára, esetleg a naptárba a későbbi elvégzés érdekében.
3. Tervezd meg a napod!
Állítsuk be a „legfontosabb feladatokat” minden hétre és minden napra. A hét elején soroljuk fel azokat, amelyeket az adott héten el akarunk végezni, és ezeket ütemezzük be először. Állítsunk össze minden nap egy 1-3 feladatból álló listát, és azt mindenképpen teljesítsük. A nap elején végezzük el a feladatokat, hogy kikerüljenek a teendőink közül, valamint, hogy biztosan a teendők végére érjünk.
4. Végezz el egy feladatot!
Egyszerre csak egy feladatot végezzünk el, lehetőleg zavartalan környezetben. Ez az egyik legfontosabb szokás. Válasszunk ki egy feladatot (lehetőleg az egyiket a legfontosabbak listájáról), és minden más kizárásával csak erre koncentráljunk! Először is, iktassunk ki minden zavaró tényezőt! Ha megoldható, kapcsoljuk ki az e-maileket, a mobiltelefonunkat és az internetet (egyébként egyszerűen csak zárjunk be minden felesleges lapot). Ezután – ha szeretnénk – állítsunk be időzítőt, vagy csak koncentráljunk a feladatra, ameddig csak tudunk. Ne hagyjuk, hogy eltereljék a figyelmünket róla! Ha megzavarnak, írjuk fel a kérést vagy a beérkező feladatokat/információkat a jegyzettömbbe, és térjünk vissza a feladatunkhoz. Ne próbáljunk meg több feladatot egyszerre elvégezni!
5. Egyszerű, megbízható rendszert állíts fel!
Egyszerű listákat vezessünk, és naponta ellenőrizzük őket. Ne hozzunk létre bonyolult rendszert, és ne próbáljunk ki folyamatosan új eszközöket. Ez – bármennyire is szórakoztató – pusztán időpocsékolás. Használjunk egyszerű jegyzetfüzetet vagy kartonlapokat a listáinkhoz, vagy használjuk a lehető legegyszerűbb listázó programot. Nincs szükségünk sem tervezőre, sem PDA-ra, sem Outlookra, sem bonyolult címkézőrendszerre. Maradjunk az egyszerűségnél, és koncentráljunk arra, amit most kell elvégeznünk, ne pedig arra, hogy a rendszerünkkel vagy az eszközeinkkel játszadozzunk.
6. Szervezd meg a munkád!
Mindennek meg kell találnunk a helyét. Minden beérkező anyag a postaládánkba kerül. Onnan a listáinkra és az akciómappánkba, vagy egy fájlba az iktatórendszerünkben; ha delegálni fogjuk, akkor a kimenő postafiókba, vagy pedig a szemetesbe. Tegyük a dolgokat rögtön a helyükre, ahelyett, hogy felhalmoznánk őket a későbbi szétválogatáshoz. Így a munkaterületünk tiszta marad, és a feladatainkra tudunk koncentrálni. Ne halogassunk! Tegyünk mindent a helyére!
7. Tekintsd át az előrehaladást!
Heti rendszerességgel vizsgáljuk felül rendszerünket és céljainkat. A heti felülvizsgálat során tekintsük át hosszú távú céljainkat, és nézzük meg, hogy az elmúlt héten milyen előrelépést értünk el, és előremozdításuk érdekében milyen lépéseket teszünk a következő héten. Havonta egyszer szánjunk egy kicsit több időt céljaink felülvizsgálatára, és minden évben végezzük el az éves célok és az életcélok szélesebb körű felülvizsgálatát.
8. Egyszerűsíts!
Céljaink és feladataink tekintetében szorítkozzunk a lényegre! Ha megpróbálunk minden beérkező feladatot megoldani, gyorsan túlterheltté válhatunk, és nem tudunk a fontos feladatokra kellőképpen koncentrálni. Ehelyett tehát nézzük át a feladat- és projektlistánkat, és nézzük meg, hogy le tudjuk-e egyszerűsíteni őket. A fontos projektek és feladatok kivételével távolítsunk el mindent, hogy csak a valóban lényeges elemekre koncentrálhassunk. Egyszerűsítsük vállalásainkat és a beérkező információmennyiséget is. Győződjünk meg arról, hogy a projektjeink és feladataink összhangban vannak éves céljainkkal és életcéljainkkal. Ezt naponta gyakoroljuk, röviden és kis léptékben pedig a heti és havi áttekintés során.
9. Állíts fel napirendet!
Állítsunk fel és tartsunk be napirendeket! A napirendek segítségével irányíthatjuk a napunkat, és időt takaríthatunk meg. A reggeli napirend (például) magában foglalhatja a naptár ellenőrzését, a listák áttekintését, a napi legfontosabb feladatok meghatározását, a testmozgást, az e-mailek és a beérkezett üzenetek feldolgozását, valamint a napi első fontos feladat elvégzését. Az esti rutin tartalmazhatja az e-mailek és a bejövő üzenetek ismételt feldolgozását, a nap áttekintését, a naplóírást, vagy a következő napra való felkészülést. A heti rutinok közé tartozhat egy ügyintézési nap, mosási nap, egy pénzügyekkel telő nap, a heti áttekintés, családi nap stb. Ez csak rajtunk múlik. Állítsuk fel a saját rutinunkat, és intézzük úgy, hogy az számunkra működjön!
Ez a 9 egyszerű szokás – Rögzítsd a teendőidet!, Dolgozd fel az információkat!, Tervezd meg a napod!, Végezz el egy feladatot!, Egyszerű, megbízható rendszert állíts fel!, Szervezd meg a munkád!, Tekintsd át az előrehaladást!, Egyszerűsíts!, és Állíts fel napirendet! – drámaian növelheti a teljesítőképességünket.
További információ:
A cikk az Építőkockákban jelent meg.
KAPCSOLÓDÓ TARTALMAINK:
Elemezzük feladatainkat – valóban fontos feladatok miatt vagyunk elfoglaltak?
© FranklinCovey. Minden jog fenntartva.
További információért a témában, keress minket akár az office@franklincovey.hu címen!
