2. „Köszönöm, hogy megosztottad velem.”

Mikor használjuk: Amikor valaki rossz hírt közöl velünk, vagy kritikát fogalmaz meg irányunkban.

Miért akarná bárki is megosztani velünk a fájdalmas igazságot, ha jellemzően dühvel vagy védekezéssel reagálunk? Legyünk érte inkább hálásak! Ezzel a következőt sugalljuk: „Felnőttek vagyunk, meg tudjuk ezt oldani – hála annak, hogy volt bátorságod beszélni róla”. Ha következetesen így cselekszünk, olyan biztonságos környezetet teremtünk, amelyben a közvetlen beosztottjaink nyugodtan megoszthatják velünk azokat a dolgokat, amiket hallanunk kell, és biztosak lehetnek abban, hogy partnerek leszünk a megoldások kidolgozásában.

Vigyázat! Könnyen megeshet, hogy ezt a kifejezést elutasító módon használjuk („Oké, oké, köszönöm, hogy szóltál!”), ezért mindenképpen tegyük hozzá, hogy miért vagyunk hálásak a visszajelzésért, és fejezzük ki, hogy őszintén szeretnénk jobban megérteni a helyzetet.

Példák:

„Köszönöm, hogy jelezted, hogy a beszámolód késni fog. Ennek tudatában át tudom hangolni az elvárásokat az osztályvezetőkkel. Mesélj még a váratlan problémákról, amelyekkel találkoztál.”

„Köszönöm, hogy a tudtomra adtad, hogy nem adtam elég visszajelzést a csapatnak az ügyfélkapcsolatokról. Tudom, hogy ezt valószínűleg nem volt könnyű megosztani, de fontos, hogy tudjak róla, és segíteni fog abban, hogy jobb vezetővé váljak. Szívesen fogadnék néhány ötletet arról, hogyan tudnék ebben fejlődni.”

3. „Szeretném, ha egyeztetnénk.”

Mikor használjuk: Egy korábban megbeszélt ügy utánkövetésére.

Miért akarná bárki is megosztani velünk a fájdalmas igazságot, ha jellemzően dühvel vagy védekezéssel Kevés dolog rombolja gyorsabban a bizalmat, mint amikor azt halljuk, hogy egy ügy fontos valakinek, majd megfeledkezünk róla. Ha nyomon követjük az ügyet, az azt jelzi, hogy figyelünk az adott személy egyéni igényeire, és gondoskodunk arról, hogy megkapja a szükséges támogatást.

Vigyázat! Ügyeljünk arra, hogy olyan dolgokat ellenőrizzünk, amelyek a közvetlen beosztottunknak is fontosak – és nemcsak nekünk. Ha például többször is rákérdezünk egy projektre, amely miatt aggódunk, úgy tűnhet, hogy piszkáljuk a csapatot, vagy mikromenedzselni szeretnénk őket.

Példák:

„Szeretném, ha beszélnénk egy kicsit arról, hogyan alkalmazkodtál a szülői szabadság után a munkába való visszatéréshez. Múlt héten említetted, hogy nem tudsz aludni. Mi az, amit különösen megterhelőnek találsz? Segítene, ha változtatnék a megbeszélések időpontjain?”

„Szeretnék érdeklődni, hogy ment az első hívásod. Mi az, ami bevált? Mi jelentett számodra kihívást?”

7. „Szükségem van a segítségedre.”

Mikor használjuk: Amikor ténylegesen segítségre vagy visszajelzésre van szükségünk.

Még a vezetőknek is szükségük van segítségre – a segítségkérés pedig rávilágít, hogy a vezetők is emberek, és bíznak a közvetlen beosztottjaikban. Emellett a csapatmunka és a nyíltság kultúráját is megalapozza, valamint azt sugallja a közvetlen beosztottaknak, hogy az igényeink kifejezése a minőségi munkavégzés fontos feltétele.

Vigyázat! Ha túl gyakran kongatjuk meg ezt a vészharangot, vagy túl sokat kérünk a csapatunktól, mert nem jól terveztük meg a munkafolyamatot, a beosztottjaink azt gondolhatják majd, hogy megbízhatatlan vezetők vagyunk, aki túl sokat ígér, és elvárja, hogy az utolsó pillanatban – már megint – kihúzzák a csávából.

Példák:

„Most tudtam meg, hogy csütörtökön prezentálnom kell a pénzügyi csoportnak, és szükségem van a segítségedre, hogy pótoljak néhány hiányzó információt. Tudnál ma 30 percet szánni arra, hogy összeszedj nekem néhány adatot?”

„Azon dolgozom, hogy javítsam a megbeszélések vezetését, és szükségem lenne a segítségedre. Megosztanád velem a véleményedet arról, hogy milyen a fellépésem, és hogy szerinted miben tudnék fejlődni?”

8. „Hogyan tudnálak támogatni az előrelépésben?”

Mikor használjuk: Ha őszintén szeretnénk segíteni egy közvetlen beosztott sikerét.

A kiváló vezetők odafigyelnek arra, hogy a közvetlen beosztottjaik számára mi fontos – és tisztában vannak azzal, hogy ha az egyének jól teljesítenek, akkor a csapat és a szervezet is jól teljesít. Azt is megértik, hogy kevés dolog építi annyira a bizalmat, mint az, hogy egy olyan vezető támogatja őket, aki teljes emberként tekint rájuk, nem pedig fogaskerékként, amelynek egyetlen célja, hogy hasznot hozzon a szervezetnek.

Vigyázat! Győződjünk meg róla, hogy konkrétumról – például egy projektről vagy fejlesztési célról – kérdezünk, hogy a beosztottunk ihletet kapjon az ötletekhez. Segítsünk neki javaslatokkal, ha nem jut eszébe semmi. Ne feledjük: ez a mondat semmit sem jelent, ha nem visszük végig a folyamatot, és nem nyújtunk tényleges támogatást.

Példák:

„Most, hogy kitűztük a negyedéves céljaidat, beszéljük meg, mit tehetek, hogy segítsek neked a kitűzött célok elérésében.”

„A következő 1-on-1 beszélgetésünk során tudnánk néhány percet szánni a szakmai fejlődési céljaid egyeztetésére? Érdekel, hogy milyen készségeket szeretnél fejleszteni, és szeretném felmérni, hogyan tudnék segíteni.”

9. „Határozott véleményem van a témával kapcsolatban”, vagy ellenkezőleg: „Nincs határozott véleményem erről”.

Mikor használjuk: Ha szeretnénk a csapattagoknak segíteni az álláspontunk megértésében és a válaszaik kalibrálásában.  

A csapat ugyan hallja a szavainkat, de nem tudnak olvasni a gondolatainkban. Ha a közléseinkbe is belefoglaljuk, hogy mennyire határozott álláspontunk van azzal kapcsolatban, amit épp megosztunk, akkor biztosak lesznek abban, hogy tudják, mire gondolunk – nem lesznek kétségek vagy meglepetések. Az ilyen tisztázó mondatokkal tudatjuk velük, hogy mikor szükséges rendkívüli odafigyeléssel, sürgősen reagálniuk, és mikor osztunk meg egy olyan gondolatot, amelyet akár el is vethetnek, ha van jobb megoldás.

Vigyázat! Ügyeljünk rá, hogy pontosan kommunikáljuk a helyzet komolyságát! Ha például azt mondjuk, hogy nincs határozott álláspontunk egy ötlettel kapcsolatban, de később egy közvetlen beosztottunk döntését a saját ötletünk javára elvetjük, akkor a beosztottunkat váratlanul érheti a dolog, és nem fogja érteni, mi történt. Ő kezdeményezett, és hozott egy döntést, utólag pedig kiderült, hogy nem volt értelme a fáradozásainak.

Példák:

„Biztosítanunk kell, hogy gyorsan reagáljunk az ügyfelek igényeire. Ezt nagyon fontosnak tartom, ezért az ügyfelek válaszidejének csökkentése legyen mindenki legfőbb prioritása ezen a héten.”

„Nincs határozott álláspontom a témával kapcsolatban, de hogy kiindulópontot adjak a beszélgetéshez: mi lenne, ha a nyomonkövetési adatainkat havi helyett heti rendszerességgel kezdenénk el vizsgálni? Segítene ez, vagy vannak jobb módszerek arra, hogy kiderítsük, amire szükségünk van?”