Új munkatársat alighanem akkor veszünk fel, amikor a csapatunk túl van terhelve. Hogyan találhatunk időt arra, hogy segítsünk az új csapattagnak beilleszkedni, és felvenni a ritmust?
Milyen kihívások merülhetnek fel?
- Úgy gondoljuk, hogy a tehetséges emberek önállóan is képesek felvenni a fonalat.
- Úgy gondoljuk, hogy az új emberek betanítása és támogatása a HR-munkatársak felelőssége.
- Nem vagyunk tisztában az eredményes onboardingfolyamat előnyeivel.
- Alulbecsültük az onboardinghoz szükséges idő mértékét.
- Túlterheltek vagyunk, vagy túl sok közvetlen beosztottunk van.
Hogyan oldhatjuk meg ezeket?
1. Vegyük kézbe az onboardingfolyamatot, hogy ne később fizessük meg az árát!
Tekintettel arra, hogy számos munkavállaló az első 6 hónapban dönt arról, marad-e a szervezetnél, vagy inkább kilép, a megfelelő fogadtatás hiánya könnyen az utóbbi felé terelheti az új alkalmazottakat. Gondoljunk csak saját tapasztalatainkra! Mi jelentett többet számunkra, amikor új munkahelyen kezdtünk dolgozni: a HR-irodában kitöltött juttatási űrlapok vagy az új vezetőnkkel való személyes beszélgetés? Bármennyire sűrű is a naptárunk, érdemes személyesen gondoskodnunk az új munkatársról. Ha nem így teszünk, azzal azt üzenjük neki, hogy nem szeretnénk vele vesződni.
2. Az állásajánlat elfogadását követően azonnal kezdjünk hozzá a felkészüléshez – méghozzá napi szinten!
a felvétel másnapján áll munkába, így alighanem legalább egy-két hetünk lesz a felkészülésre. Használjuk ki ezt az időt! Állítsunk össze egy listát azokról a teendőkről, amelyeket az új kolléga első napja előtt érdemes elintéznünk. Ezután pedig szánjunk napi 15-30 percet az egyes pontokra. Ezzel megkönnyítjük a saját dolgunkat, hiszen így nem az utolsó pillanatban kell majd létrehoznunk az új munkatárs e-mail fiókját, beszereznünk a munkaeszközeit, beütemeznünk a szükséges képzéseket és onboardingmeetingeket, illetve átgondolnunk a számára kijelölt feladatkört és az első olyan projekteket, amelyeken dolgozni fog. Emellett lesz időnk az esetleges logisztikai problémák (mint például egy informatikai beállítással kapcsolatos nehézség) megoldására is.
3. Foglaljunk be idősávokat a naptárunkban az onboardinggal kapcsolatos teendőkre!
Ha az onboardingfolyamattal kapcsolatos tevékenységeket beillesztjük a naptárunkba, az segít abban, hogy komolyabban vegyük és megfelelő módon– tehát a megbeszéléseinkkel vagy a napi feladatainkkal egyenértékű teendőkként – kezeljük őket. Minden hét elején ütemezzünk be néhány onboarding-megbeszélést az újonnan érkezett kollégával!
4. Tudassuk másokkal is, hogy az onboardingfolyamatot prioritásként kezeljük!
Ha kommunikáljuk az onboarding fontosságát a csapattagok és munkatársaink felé, három fontos dolgot is elérhetünk. Először is nyerhetünk némi időt az egyéb projektekhez kapcsolódó feladataink elvégzéséhez. Másodszor azt az üzenetet közvetítjük, hogy az új munkatársak sikerének elősegítése a csapat értékrendjének alapvető eleme. Harmadszor pedig: ha mások jelenlétében, szóban is elkötelezzük magunkat, az segíthet abban, hogy megvalósítsuk a folyamatot.
„Az időm nagy részében arra fogok fókuszálni, hogy Janka úgy érezze, örömmel fogadjuk, és hogy a lehető leggyorsabban belerázódjon a munkába. Remélem, nem bánjátok, ha az első néhány hét során egy kicsit lazábban kezelem majd a többi projektet.”
5. Delegáljunk olyan feladatokat, amelyeket általában mi magunk végzünk!
Számos vezető felismeri, hogy a feladatok delegálásával nem csupán időt szabadíthatnak fel, hanem csapatuk azon tagjait is segíthetik, akik készen állnak bővíteni a szerepkörüket vagy felelősségi körüket (vagy csak szeretnének valami újat tanulni). Gondoljuk át a feladatokat, és társítsunk néhányat az egyes csapattagok képességeihez és céljaihoz! Előfordulhat, hogy meglepően jól fognak minket helyettesíteni – akár annyira, hogy a feladatokat véglegesen nekik adjuk.
6. Kérjünk meg másokat, hogy segítsenek az új munkatárs támogatásában és/vagy betanításában!
Az új csapattagnak valószínűleg rengeteg kérdése lesz, kezdve a „Hogyan rendelhetek irodaszereket?” típusú kérdésektől egészen „Az értékesítési részleg vezetője tényleg olyan szigorú, mint amilyennek látszik?” jellegű kérdésekig. Bizonyos esetekben az illető számára talán komfortosabb, ha egy kollégájától, nem pedig tőlünk kérdez – a hierarchia mindig fontos tényező, különösen akkor, ha az új munkatárs jó benyomást szeretne tenni a vezetőjére. Ha az új kolléga másokhoz is fordulhat a kérdéseivel, az segíti őt a munkahelyi kapcsolatok kiépítésében, ráadásul a mi időnk egy része is felszabadul. Gondoljuk végig, kikkel fog együtt dolgozni az új munkatárs – a csapaton belül és kívül egyaránt. Van valaki, aki megfelelő hozzáállással rendelkezik, szívesen ismerkedik új kollégákkal, és vállalná egy nem hivatalos „segítő” szerepét néhány hétig? Ha igen, kérjük meg, hogy segítsen! Ennek további előnye, hogy a csapatunk régebbi tagjaival is éreztetjük, milyen nagyra értékeljük őket.
7. Tartsunk nem hivatalos tréningeket és beszélgetéseket!
Új kolléga érkezésekor ne feledjük, hogy az eligazításnak nem kell órákig tartó, formális tréningekből állnia, sőt – ritkán célravezető, ha az illetőt túlterheljük a sok új információval. Igyekezzünk inkább kevésbé hivatalos, de lehetőleg éppolyan eredményes beszélgetésekre építeni. Már az is sokat segíthet, ha pár percben megmutatjuk az új csapattagnak, hogyan kezeljen egy adott programot, vagy megkérdezzük, hogy alakulnak a dolgok.
További támogató tartalom a témában:
Taktikák a rugalmas munkaerő felvételhez
____________
Hogyan kapcsoljuk össze a napi munkát a szervezet küldetésével?
Mérjük fel a számonkérhetőségünket!
Célok kijelölésének hatása – sikersztori
Eredményes meetingek zárása
© 2022 FranklinCovey. Minden jog fenntartva.
További információért a témában, keress minket akár az office@franklincovey.hu címen!
Hasonló cikkek olvashatóak a Jhana portálon.
