Fordítsd a technológiát a magad javára ahelyett, hogy elvesznél benne!
Az első három döntés tiszta képet nyújt azokról a kivételes dolgokról, amelyeket szeretnénk elérni. A beérkező zavaró impulzusok azonban súlyos kockázatot jelentenek: a figyelemmenedzsment komoly kihívás. Ahhoz, hogy ne vigyen félre minket a technológia, egy egyszerű eljárásra van szükség.
A 4. döntés az összehangolás elvén működik. Akármilyen technológiát is használunk, annak velünk összehangoltan szükséges működnie, hogy elérhessük a II. negyedes prioritásainkat. Ha tudatosan használjuk, a technika megbízható információkezelési partnerré válik – ahelyett, hogy folyamatos félbeszakítások és impulzusok forrása lenne.
Minden információ, amelyet kapunk (különösen e-mailben) az alábbi négy kategória egyikébe illeszkedik (az „alapnégyes”):
-
Találkozó: valami, amit meghatározott időben szükséges végezni.
-
Feladat: olyan elvégzendő dolog, amelynek még nincs időpontja.
-
Kapcsolat: információ azokról az emberekről, akikkel érintkezünk.
-
Jegyzet/dokumentum: egyéb információ, amelyet tárolni szeretnénk, és nem esik a fenti három kategória egyikébe sem.
A mesterhármas
Az alábbi mesterhármas segítségével minden bejövő információt automatikusan a helyén tudunk kezelni.
- Nyerj küzdelem nélkül!
- Lásd annak, ami!
- Illeszd a helyére!
Alkalmazd a mesterhármast!
1. lépés: Nyerj küzdelem nélkül!
Itt az a cél, hogy a lehető legtöbb döntést automatizáljuk, hogy az agyunk ne használjon el energiát a hétköznapi vagy szükségtelen dolgokra. Ha magabiztosan tudjuk kezelni az e-mail alkalmazásunk szabályait és szűrőit, akkor még a beérkezésük előtt kezelni és csoportosítani tudjuk a bejövő e-maileket.
2. lépés: Lásd annak, ami!
Iktassunk ki minél több III. és IV. negyedes teendőt az e-mail fiókunkból, amelyet a szabályok és szűrők nem tudtak kezelni, majd fordítsuk figyelmünket az I. és II. negyedes feladatokra! Mivel minden e-mail beleilleszkedik a négy kategória valamelyikébe, azonnal annak láthatjuk, ami – és törölhetjük a beérkezett üzenetek mappájából.
3. lépés: Illeszd a helyére!
Ha a fontos meetingekhez és találkozókhoz szükséges minden forrás és információ azonnal a rendelkezésünkre áll, nem kell majd a keresésükkel időt vesztegetnünk. A lépés lényege, hogy megfigyeljük, hogyan kapcsolódnak egymáshoz az információk, majd összekötjük őket a találkozókkal, hogy amikor szükség van rájuk, azonnal elérhetők legyenek.
Legyünk tisztában azzal, mi a fontos, majd alakítsunk ki olyan határokat, hogy mindennap azt tegyük, ami a leginkább fontos számunkra. Ha ezt tesszük, akkor nemcsak a céljainkat érjük el, hanem elégedettek leszünk, inspirálódunk, és másokat is inspirálunk.
Ingyenes útmutató
7 tipp a profi időmenedzsmenthez
Szakemberként fontos, hogy a lehető legtöbb időt a hosszú távú céljaink elérésével töltsük. Az útmutató ebben segít.
Ingyenes útmutató
Alkalmazkodjunk a változáshoz: 5 coachingkérdés önmagunkhoz
A vezető azon képessége, hogy alkalmazkodni tudjon az új és változó helyzetekhez, jelentős hatással van arra, hogy mennyire képes önmagát, csapatát és szervezetét a változásokon keresztül vezetni.
További lehetőségek
5 döntés a kivételes teljesítményért
Határozd meg és priorizáld a szerepeidet a kivételes teljesítmény szempontjából, hogy elérhesd legfontosabb céljaidat!
Tippek és eszközök segítségével ütemezd a prioritásaidat (ahelyett, hogy az ütemtervedet priorizálnád), és valósítsd meg könnyedén legfontosabb lehetőségeidet!
Fordítsd a technológiát a magad javára (ahelyett, hogy hagynád, hogy ellened dolgozzon), és csinálj belőle produktivitás-hajtóművet!
Növeld energiaszintedet, hogy tisztán gondolkodhass, jó döntéseket hozhass, és minden nap végén eredményesnek érezhesd magad!
