2020. június 26, By Pintér Timi
6 tipp, hogyan irányítsd a csapatod munkahelyre történő visszatérését
Ahogy a COVID-19 miatti karanténkorlátozások enyhülnek, azok, akik otthon maradásra és távmunkára kényszerültek, vissza fognak térni a munkahelyeikre – ám közel sem térünk vissza a normál működéshez.
1) Vázold úgy a visszatérést, mint egy folyamatban lévő változás egyik állomását, nem pedig a régi dolgokra való visszaállást!
Néhány hónapja a munkánk és a magánéletünk egyaránt a feje tetejére állt. Természetes tehát, hogy néhányan nosztalgikusan gondolnak vissza a pandémia előtti komfortos és kiszámítható világra: „Emlékszel, amikor még puszival és öleléssel köszöntünk egymásnak, és maszk nélkül jártunk boltba? Emlékszel, amikor magabiztosnak éreztük magunkat, mert az üzleti életben bevált módszereink meg is hozták az eredményeiket?”
Sokak számára a munkahelyre való újbóli bejárás olyan, mint a megszokott környezethez való visszatérés – és egy kísértés a korábbi viselkedésformák visszaállítására. Ez egy bizonyos mértékig lehet jó dolog, de amint kezdünk kilábalni ebből a megpróbáltatásból, a siker azokon az embereken fog múlni, akik átveszik azt az új magatartást, amely segíteni tudja a szervezetek biztonságos működését és jövőbeni növekedését.
Készítsd fel a csapatodat erre a (nagy valószínűséggel hosszú) folyamatra előremutató nyelvhasználattal, amely reális, mégis optimista képet fest az előttük álló időszakról:
„Nagyon jó lesz végre mindenkivel újra találkozni ennyi idő után. Egy nehéz időszakon már keresztül mentünk, melyhez sikerült jól alkalmazkodnunk. A munkahelyre való visszatérés tartogat még kihívásokat a számunkra, melyekkel olyan kiemelt szabályokkal fogunk szembe nézni, mint a maszkok viselése és a védőtávolság betartása. Azonban bátran mondom azt, hogy felkészülten kezeljük a helyzetet, és a végére egy sokkal erősebb és jobb ügyfélkapcsolatokkal rendelkező csapattá válhatunk.”
2) Kommunikáld és támogasd az új biztonsági szabályokat, amelyet a szervezeted hoz!
Kötelező maszkviselés, kihelyezett kézfertőtlenítők, váltott műszakok, a távolságtartás betartásához szükséges irodai átalakítások, egyirányú folyosók – ameddig nincs hatásos kezelés vagy vakcina, a szervezeteknek új szabályokat kell hozniuk, hogy az egészségügyi kockázatokat csökkentsék, valamint az alkalmazottak és ügyfelek lelki nyugalmát biztosítsák.
Vezetőként a feladatod biztosítani, hogy az emberek valóban értik, hogy a biztonságot szem előtt tartó magatartás megvédi és megnyugtatja a kollégáikat és az ügyfeleket is, nem csak saját magukat. Továbbá azt is fontos biztosítanod, hogy mindenki betartja a szabályokat, még akkor is, ha túlzásnak gondolják. „Az együtt menni fog” egy gyakran ismételt irodai klisé, de ebben az időszakban valóban igaznak bizonyul. Ehhez pedig:
Mutass példát azzal, hogy Te magad is alkalmazod a bevezetett intézkedéseket. A csapatok a viselkedési mintáikat a vezetőjüktől veszik, főleg azokban az időkben, amikor próbálnak egy új szituációban eligazodni. Például, ha te sem veszed komolyan a maszk viselését, nagy valószínűséggel a közvetlen kollégáid is hasonlóan tesznek majd.
Magyarázd és ismételd el a bevezetett biztonsági intézkedések fontosságát a napi kommunikációdban. Ezt megteheted a csapatmeetingek alkalmával, a 1-on-1 beszélgetéseknél, illetve az általános visszajelzéseidben a kollégáid felé (pl. „Nagyra értékelem, hogy különös figyelmet fordítasz a pult fertőtlenítésére minden távozó ügyfél után. Ezzel a hozzáállással nem csak magunkat, de őket is biztonságban tudhatjuk.”)
Kezeld a mulasztásokat minél előbb. A legjobb, ha azonnal. Ha nem foglalkozol a biztonsági szabályok megszegésének visszajelzésével, azt az üzenetet közvetíted a csapatod irányába, hogy ezek az intézkedések nem is annyira fontosak.
Ha azt tapasztalod, hogy a bevezetett intézkedések nem a várt módon működnek, jelezz vissza a felettesednek vagy a HR-nek. A szervezeteknek fel kell mérnie, hogy az újonnan hozott szabályaik mennyire hatásosak. A munkavállalói visszajelzés egy fontos input ahhoz, hogy szükség esetén helyes döntéseket hozzunk, és kiigazításokat tegyünk.
3) Segítsd a csapatod egy újabb stresszhullám kezelésében!
A visszatérés magában hordozza a lehetőségét az újbóli bizonytalanság és szorongás érzésének – legyen szó akár a személyes biztonságról vagy a szervezeted pénzügyi helyzetéről. Azok a vezetők, akik alábecsülik ezt a bizonytalan helyzetet (pl. „Nincs itt semmi komoly gond – minden úgy megy, ahogy szokott!”) vagy látványosan aggódnak, csak tovább rontanak a dolgokon. Ehelyett próbálj nyugodt és magabiztos maradni, kiemelten figyelve a kollégáid stressz szintjére. Segítségképpen:
Felhatalmazó nyelvhasználat. A vezetőség hibáztatása vagy a körülményekről való panaszkodás a tehetetlenség érzetét keltheti, amely csak még inkább erősíti a szorongást. Helyette fogadd őszintén a felmerülő kihívásokat, miközben továbbra is azokra a tevékenységekre koncentrálsz, amely a te és a csapatod befolyása alatt van. Például „Igazad van abban, hogy ez egy nehéz helyzet. Mit gondolsz, mit csinálhatnánk másképp? Beszéljünk át néhány ötletet közösen.” Az ilyen típusú kommunikáció nem fogja enyhíteni a fájdalmat, de segít az embereknek meglátni, hogy mi mindent vehetnek figyelembe annak érdekében, hogy a helyzeten segítsenek.
Adj rendszeres tájékoztatást a fejleményekről. Az embereknek szüksége van információra a bizonytalan időkben; enélkül a legrosszabbat fogják feltételezni. A kommunikáció — megosztva mindent, amit te magad tudsz, vagy éppen még te sem tudsz a helyzetről, esetleg, ami még folyamatban van — elősegíti, hogy a veled dolgozók teljes képet kapjanak, valamint mentálisan felkészüljenek (inkább, mint aggódjanak) a még megoldásra váró helyzetekre.
Hallgass figyelmesen és légy jó megfigyelő. Kezdeményezően megkérdezni a kollégákat arról, hogy vannak és aktívan figyelni a válaszukra azt az üzenetet közvetíti feléjük, hogy törődsz velük, és segíteni szeretnél. Valamint ne feledd, hogy a hallgatás nem feltétlenül jelenti azt, hogy minden rendben van – ha úgy látod valakin, hogy motiválatlan, esetleg a tőle megszokotthoz képest a testbeszéde szorongásra utal, jelezd, hogy beszélgessetek róla.
4) Azonosítsd és proaktívan tartsd meg a jó dolgokat, amelyek a csapat távolléte alatt alakultak ki.
Rengeteg csapat találta meg a jó dolgokat is a kezdeti COVID-19 krízist követően -hatékonyabb munkavégzést a fizikai távolságtartás ellenére. Volt, akik csapatok közötti együttműködéssel oldottak meg sürgős üzleti szükségleteket. Volt, akik kidolgozták a virtuális módjait annak, hogy hatékonyabban kommunikálhassanak, vagy hogy nyomon követhessék és elismerhessék az alkalmazottak eredményeit a káosz közepette is.
Néhányan több személyes dolgot tudtak meg a közvetlen kollégáikról az online borozások alkalmával, mint amennyit korábban az irodában. És a te csapatod? Egy következő meeting alkalmával kérdezd meg tőlük: „Melyek azok a jó dolgok, amelyeket a jövőben is csinálnunk kellene?” Beszéljétek meg a pro és a kontra érveket az egyes ötletek kapcsán, ha pedig szükséges, módosítsatok rajta, hogy azok a személyes munkavégzés alkalmával is működni tudjanak.
5) Kérj visszajelzést a kollégáidtól arról, hogy milyennek látják a visszatérést, illetve javasold vagy tedd meg a szükséges módosításokat!
A változás szinte soha nem megy zökkenőmentesen egyik napról a másikra. Ez egy folyamat: gyűjtsd információt és alakítsd ki a lehető legjobb tervet, vezesd be a változtatásokat, majd kérj visszajelzéseket, tedd meg a szükséges módosításokat addig, míg el nem éred a kívánt célt. A kollégáid visszajelzései pedig nemcsak a jobb eredményekhez segítenek hozzá, hanem erősítik a köztetek levő bizalmi viszonyt, támogatják az őszinte kommunikációt, valamint az emberek azt is látják majd, hogy van beleszólásuk az új irányok kidolgozásába.
A heti 1-on-1 beszélgetéseid előtt kérj meg mindenkit a csapatodban, hogy készüljön visszajelzéssel az irodába való visszatérésről. Egy jó visszajelzés hosszabb gondolkodást igényelhet, ezért legalább egy nappal korábban kérd fel őket a feladatra. Például:
Lesznek olyan felmerülő kérdések, amelyek a csapaton belül is kezelhetőek: például, készíthetsz egy „how-to” dokumentumot egy olyan folyamat kapcsán, amelynek adaptálása problémát okoz a kollégák számára, vagy kezdhetitek a napot egy rövid, 15 perces meetinggel, hogy mindenki értesüljön a legújabb hírekről. Az ennél komolyan, másokat is érintő kérdésekben neked szükséges meghatároznod, hogy szükség van-e, és ha igen, milyen módon a felsőbb szintek bevonására.
6) Készítsd fel a csapatodat, hogy számoljon a megjelenő változásokkal – vagy akár maguk idézzék elő azt!
Vajon mi következik ezek után? Nagyon könnyű ilyen helyzetekben túlságosan ráfókuszálni a jelen problémáira, különösen akkor, ha az nagymértékű változásokat idéz elő. De ha tudsz időt szánni arra – érted és a csapatodért – hogy a jövőbe tekintsetek, akkor felkészültebbek lesztek, hogy lendületesek és még innovatívabbak legyetek a jövőben.
Kérd meg a kollégáid, hogy gondolkodjanak a következő kérdéseken:
- Milyen változások jönnek az ügyfeleinket tekintve, és mi mindenen tudnánk magunk is változtatni annak érdekében, hogy kiszolgáljuk ezeket az új igényeket?
- Melyik területet látjátok jelenleg a legkevésbé hatékonynak és milyen ötleteitek vannak ennek fejlesztésére?
- Mit gondoltok, milyen lesz a piac hat hónap múlva? Milyen tényekkel tudnánk ezt alátámasztani? Ha ezt az előrejelzést nézzük, milyen fejlesztésekre van szükségünk, hogy versenyelőnybe kerüljünk?
- Mivel lenne érdemes kísérleteznünk a következő hetekben, hogy ezeket az új ötleteket tesztelhessük?
Ezt követően üljetek le a csapattal, válasszátok ki a legígéretesebb ötleteket, majd kezdjétek el kipróbálni őket.
