2020. július 23, By Pintér Timi
6 módszer arra, hogy a nehéz időkben segítsd a csapatodat a stressz kezelésében
Az alábbi dolgokat teheted a csapatodért, hogy képesek legyenek megbírkózni a körülöttük zajló változásokkal, illetve felvázolni maguk számára az eredményes, járható utat a jövőjükre nézve magánéleti és munkahelyi nehézségeik közepette is.
1. Először a benned levő stresszt kezeld!
Ahogy azt a repülőgépen is mondják: először a saját maszkját vegye fel, és csak azt követően segítsen másoknak. Nem tudsz úgy segíteni a csapatodnak megbirkózni a változásokkal és kihívásokkal, ha közben magad is stresszelsz a helyzeten. Vagy ami még rosszabb, másokra is átragasztod a saját feszültségedet.
Annak érdekében, hogy megbirkózz a saját élethelyzeteddel, kezdj minden napot azzal, hogy megkérdezed magadtól: Hogy érzem ma magam? Mire lenne szükségem? A választoktól függően a következők mellett dönthetsz:
- Fektess hangsúlyt az öngondoskodásra: Maradj egészséges azáltal, hogy megfelelően étkezel, és elegendő folyadékot fogyasztasz, illetve figyelsz az alvásidődre.
Tölts minél kevesebb időt a hírek böngészésével, így elkerülheted, hogy a világ történései túl nagy nyomást helyezzenek rád. Bizonyosodj meg róla, hogy elegendő szünetet tartasz egy nap a feltöltődés és stresszcsökkentés érdekében – akár egy szabadtéri sétával, akár egy bizonyos légzéstechnika kipróbálásával.
- Listázd az aggodalmaid, majd különítsd el azokat, amelyekre nincs ráhatásod: Határozd meg, hogy melyek azok a dolgok, amelyeket ebben a helyzetben kénytelen vagy elfogadni (például, hogy a csapatod által szervezett élő eseményeket törölték) illetve azokat, amelyeken te magad is tudsz változtatni (például a lehetőségek feltérképezése online rendezvények megtartása kapcsán).
- Igazítsd a munkarendedet a megváltozott kötelezettségeidhez: Például, ha hirtelen azzal szembesültél, hogy részmunkaidős tanárként vagy óvónőként is tevékenykedsz otthon, egyeztess a vezetőddel és a csapatoddal arról, hogy ez milyen új rutinokat hoz a napi működésedbe, illetve hogyan hathat a rendelkezésre állásodra.
- Reflektálj arra, hogyan alkalmazkodsz mentálisan a változáshoz: Ahelyett, hogy a lehetséges veszteségekre koncentrálnál, kezeld a helyzetet kiegyensúlyozottabban, hogy alkalmazkodni tudj a változáshoz, és ebben másokat is támogathass.
2. Adj folyamatosan részletes információkat arról, hogy a szervezet hogyan reagál a változásokra
Amikor a közvetlen kollégáid a megszokottnál nagyobb mentális terhet cipelnek – aggódnak az otthon maradt gyerek, az idősebb rokonok egészségügyi állapota vagy a család pénzügyi helyzete miatt, természetes viselkedés, hogy a munkájukat érintő kérdéseket is hozzáadják a listához: Vajon az én munkám biztonságban van? Változni fog benne valami? A cégünk túl fogja élni ezt a nehéz helyzetet?
Ha eddig még nem kaptál folyamatos tájékoztatást a felső vezetéstől a szervezet pénzügyeiről, stratégiájáról és a kialakult helyzet kapcsán bevezetendő változtatásokról, tedd fel a kérdéseidet nekik. Még ha a csapatodat nem is feltétlenül érdekli az összes részlet, keresni fogják a biztató jeleket, kapaszkodókat a szervezet jövője kapcsán.
Küldj ki minél több, a teljesítményre vonatkozó adatot. („A márciusi árbevételünk 30 százalékkal csökkent, ami erős szám, mégis érthető, tekintve a jelenlegi körülményeket. Vannak azonban biztató dolgok is – az értékesítési csapat a múlt héten írt alá egy 2 éves szerződést.”) Amennyiben megteheted, ossz meg minden olyan hírt, amely a munkahelyi biztonság irányába mutat, azonban hangsúlyozd, hogy a dolgok folyamatos változásban vannak (Pl. „A felső vezetés elmondása alapján az elbocsátások nem szerepelnek a terveik között, de ez még megváltozhat, mert jelenleg is zajlik a cég pénzügyi helyzetének áttekintése” vagy „A csapatom tagjai továbbra is elengedhetetlen munkaerőnek minősülnek a vezetés álláspontja szerint, azonban a bizonytalan helyzet még továbbra is fennáll.)
De mi a helyzet akkor, ha a cég valóban bajban van? Ebben az esetben közölnöd kell a kemény valóságot a csapatod tagjaival is. Azzal senkinek nem fogsz szívességet tenni, ha hagyod őket a sötétben tapogatózni. Helyette inkább ezt mondhatod: „Őszinte leszek – a cégünk komoly bajban van. Tudom, hogy a pénzügyi csapat keményen dolgozik, hogy átvizsgálja a kilátásainkat. Ebben a helyzetben minden lehetőség az asztalon van, beleértve az elbocsátást is mint legvégső eshetőséget. Tudom azt is, hogy ezt most nehéz hallani. Mit gondoltok, hogyan tudnánk együttműködni, hogy ezt a bizonytalan helyzetet kezelni tudjuk?” Talán nem leszel képes arra, hogy csökkents a kollégáid stresszszintjén, de még mindig lehetsz őszinte, transzparens vezető.
3. Szánj időt a csapatmegbeszélések alkalmával a válság tudatosítására, és kérdezd meg az embereid, hogyan érzik magukat
Lehet, hogy te magad könnyen alkalmazkodsz új helyzetekhez. Vagy egyszerűen csak abban akarsz biztos lenni, hogy mindenki továbbra is elvégzi a munkáját, mert „az üzlet az üzlet”. De ha úgy teszel, mintha semmi rendkívüli nem történne, te leszel az, aki még a Titanicon is képes újratölteni a bárkészletet – megfeledkezve a körülötte levő káoszról.
Az embereknek szükségük van rá, hogy kifejezhessék az érzéseiket, annak minden aspektusával, legyen az szomorúság, veszteség, harag vagy remény. Curt Garbett és Curtis Bateman, a FranklinCovey változásmenedzsment szakértői szerint a cél az, hogy megismerjük és empatizáljunk a kollégák érzéseivel, ne pedig megmondjuk nekik, hogy hogyan kellene érezniük. „Kezdeményezd a beszélgetést és engedd beszélni őket.” – mondja Garbett.
Ez jelentheti egy kifejezetten a témával kapcsolatos beszélgetés szervezését a csapatoddal, de egyszerűen kezdheted a szokásos meetingjeiteket is azzal, hogy megkérdezed őket a hogylétükről. Garbett és Bateman javasolják az érzelem nélküli nyelvhasználatot („Mekkorának értékeled a saját szempontodból ezt a változást? – kicsi, közepes, nagy, rendkívüli? Miért?”) Csoportban beszélgetve a közvetlen kollégáid hallhatják egymástól, hogy a többiek min mennek most keresztül, ezáltal pedig sokkal megértőbbek lehetnek azokkal, akikre nagyobb hatással van a helyzet, vagy nehezebb kezelik a változásokat.
Végül pedig ne felejts el a pozitív dolgokról is érdeklődni az emberek életében, akár munkához kapcsolódnak (pl. az biztonsági rendszer felállítása), akár egy születésnapról van szó, de lehet szó egy kolléga gyerekéről, aki éppen megtanult biciklizni, vagy egy személyes cél eléréséről, mint egy recept tökéletesítése. Nehéz időkben fontos, hogy felismerjük az apró örömöket, és annak a módját, hogy a világ egy kicsit jobb irányba változzon.
Fontos: Miközben minél több lehetőséget szeretnél kínálni a csapatod számára, hogy feldolgozzák az érzéseiket, lehetnek időszakok, amikor éppen nem szívesen beszélgetnek a témáról, vagy esetleg csak neked beszélnének róla. Ne erőltesd a dolgot – illetve kérj visszajelzést az emberektől, hogy ezek a beszélgetések hasznosnak bizonyulnak-e. Ha úgy érzik, hogy nincs rá szükségük, tarts kevesebb megbeszélést a nehézségekről, így senki nem fogja magát kényelmetlenül érezni.
4. Segítsd a csapatodat azzal, hogy csak néhány prioritásra kelljen fókuszálniuk
Általában nem vagyunk képesek ugyanolyan teljesítményt nyújtani, amikor éppen egy nagy változás közepén vagyunk. Óvd meg a csapatodat a túlterheltségtől – és segíts nekik arra fókuszálni, ami valóban fontos – újragondolva a prioritásaitokat.
Amikor azon gondolkozol, hogy hova összpontosítsd a kollégáid energiáját, először tedd fel magadnak (aztán a csapatodnak is) a következő kérdéseket:
- Milyen új célok kerültek most fókuszba?
- Mely célokkal érdemes továbbra is foglalkoznunk?
- Mi az, amit elengedhetünk annak érdekében, hogy egy kis időt és teret nyerhessünk magunknak?
Néhány új prioritás egyértelmű lesz (pl. megoldani az ellátási lánccal kapcsolatos problémákat, hogy továbbra is teljesíteni tudjuk a rendeléseket; vagy az eseményeinket jelenlétiről online platformra tervezni) Lesznek viszont kevésbé nyilvánvalóak. A tisztánlátás érdekében kérdezd meg a csapatod tagjait a potenciális lehetőségekről: „Mire lehet jó nekünk ez a változás, hogy olyat is megcsinálhassunk, amire korábban nem volt lehetőség?”
Szervezhetsz velük egy „tartsunk meg/ felejtsük el/ alakítsuk át beszélgetést, amelyet Garbett és Bateman egy jó lehetőségként említ a csoportszintű fókuszváltásra: Készítsetek egy listát minden tevékenységről, amellyel te és a csapatod foglalkoztok – beleértve a megbeszéléseket is – és menjetek végig a listán közösen, majd döntsétek el, hogy mi az, ami menjen és mi az, ami maradjon, vagy esetleg változtassatok a listán szereplő pontokon aszerint, hogy mindenki a legfontosabb feladatokra tudjon fókuszálni.
Ha végeztetek a munka nehezével, állíts fel egyértelmű elvárásokat az eredmények érdekében – tudva azt, hogy a kollégáknak talán nagyobb rugalmasságra van szüksége ahhoz, hogy beleférjenek a munkaidőbe. Hangsúlyozd ki, hogy a körülmények, illetve a felállított prioritások a későbbiekben is változhatnak. Ez segíthet feltárni a „mi történik akkor, ha…” forgatókönyveket, és olyan proaktív terveket tudtok készíteni, amelyek reagálnak az egyes eshetőségekre. Ha nyugodt körülmények között és még időben sikerül végiggondolni az opciókat, a későbbiekre nézve fájdalmat és pánikreakciót is megspórolhatsz a csapatnak.
5. Kövesd nyomon az emberek érzéseit az 1:1-es beszélgetések alkalmával, és próbálj meg egy biztató jövőképet vázolni a jövőre nézve!
Az emberek válsághelyzetre adott reakciói nagyban eltérhetnek egymástól. Lehet, hogy az egyik beosztottad világ vége helyzetnek él meg valamit, mások viszont új energiát merítve készen állnak szembenézni az új kihívásokkal. Ami a helyzetet még jobban nehezítheti, hogy a kollégák eltérő időpontokban fogják megélni a hullámhegyeket és hullámvölgyeket – aki az első napokban még küzdött a megváltozott körülményekkel, már szárnyalhat a következőn, míg az eddigiekben határozottnak bizonyult csapattagok többször érezhetik magukon a szorongás súlyát.
Használd a megszokott 1:1-es beszélgetéseket, hogy megismerd a gondolataikat, illetve ahogy Bateman fogalmaz: segítsd őket felúszni a víz felszínére, hogy újra lássák a horizontot a szemük előtt. Kipróbálhatsz egy vizuális eszközt, mint például a Változásifolyamatmodell ábrája, így megkérdezheted az embereidet, hogy éppen hol látják magukat a görbén. Használhatsz egy kérdőívet is, amelyben visszajelezhetik, hogy hogyan viszonyulnak a változáshoz.
Gyakorold a figyelmes hallgatást, hogy a kollégák lássák a megértést és a törődést. Ha valaki keményen küzd, hogy bármiféle reményt találjon az aktuális helyzetben, tegyél fel neki néhány kérdést a lehetőségekről: például különböző ötletekről arra vonatkozóan, hogyan tudna hatékony maradni, esetleg van-e olyan feladat, amit most szívesen csinálna.
Miután ők megosztották veled a gondolataikat, te magad is elmondhatod az álláspontodat – légy őszinte az érzéseiddel és a lehetséges kihívásokkal kapcsolatban, de emeld ki a jó dolgokat is, amelyek ebből a bizonytalan helyzetből születhetnek, pl. a lehetőséget arra, hogy a szervezet a fő tevékenységére fókuszálhat, vagy fejlesztheti a stratégiáját. „Nagyon nehéz volt egy ekkora átállás ilyen rövid idő alatt. Még kemény munka áll előttünk, de bízom a csapatunkban. Személy szerint izgatott voltam, hogy akkor is kiszolgálhattuk a vásárlóinkat, mikor tényleg nagy szükségük volt ránk. Ezzel olyan bizalom kiépítésére van most lehetőségünk, amely a jövőben biztosan a javunkat szolgálja majd.”
6. Légy rugalmas a kollégáid szükségleteinek kiszolgálásában, és ünnepeljétek meg a legkisebb győzelmeiteket is!
A feladatod mások változáson való átsegítésében olyan, mint egy gerendán egyensúlyozni – rugalmasnak és fókuszáltnak kell maradni, reagálni a felmerülő egyéni szükségletekre, és támaszt kell nyújtani a csapatnak, hogy irányban maradhasson.
Ha egy beosztottadnak néhány nap szabadságra van szüksége a mentális egészségének megőrzése érdekében vagy a kialakult élethelyzetének újragondolásában, amennyiben lehetőséged van rá, teljesítsd a kérését. Ha szükség van rá, légy kreatív, és kérd meg a csapatodat, hogy segítsetek egymásnak a halaszhatatlan feladatok elvégzésében. És ha a munka várhat? Akkor várjon. Ne legyél az a vezető, aki egy újabb nélkülözhetetlen statisztikát kér a kollégától, miközben ő a munkája mellett 3 gyerekre vigyáz otthon a home office alatt.
Amennyiben egy kollégádnak szüksége van a segítségre, például felkeresni egy mentálhigiéniai szakembert vagy egy családtagot ápolni, kérdezd meg a HR-t arról, hogy a szervezet milyen lehetőségeket tud biztosítani.
Végül pedig ne feledkezz meg elismerni és megünnepelni a csapatoddal, ha valami jól sikerül. Lehet ez egy problémás feladat teljesítése, egy nyélbe ütött üzlet – vagy egyszerűen csak az, hogy végre itt a péntek.
Még többet tanulhatsz a változáskezelésről:
online program felvétele
Ismerd meg új megoldásunkat ingyen, amely mind az egyének, mind a vezetők számára hathatós segítséget nyújt a változások eredményes kezeléséhez! Tudj meg többet az online programról itt.
A letöltés ingyenes, az űrlap kitöltéséhez kötött.
